Arbeitszeit: lege den Zeitplan deines Teams in Kinmu fest

Jedes Unternehmen organisiert seine Arbeitszeit auf seine Weise, und das ist gut so. Die Schwierigkeit kommt, wenn dieser Plan nur im Kopf jeder Person existiert: Wann beginnt man? Wie lange dauert die Pause? An welchen Tagen wird gearbeitet? Wenn nichts davon klar festgelegt ist, wird die Kontrolle der Arbeitszeit zur Bergauffahrt.

Deshalb ist der erste Schritt zu einer guten Zeiterfassung, die Arbeitszeit gut zu definieren. Bei Kinmu haben wir es einfach gemacht: Du richtest den Zeitplan deines Teams in wenigen Minuten ein, und ab da passt alles zusammen.

Was die Arbeitszeit ist und warum es sich lohnt, sie zu definieren

Die Arbeitszeit ist, einfach gesagt, der Arbeitsplan, der zu jeder Person gehört: wie viele Stunden sie arbeitet, wann sie beginnt und endet, wann sie Pause macht und an welchen Tagen sie tätig ist. Sie ist der Rahmen, der den Alltag ordnet, und bei Kinmu die Referenz, an der alle Zeiterfassungen gemessen werden.

Stell sie dir als das Muster vor, mit dem die Wirklichkeit verglichen wird. Wenn jemand erfasst, kennt das System seine geplante Arbeitszeit und kann dir sagen, ob sie erfüllt wurde, ob Mehrstunden entstanden sind oder ob Zeit fehlt. Ohne diese Referenz sind die Erfassungen nur lose Daten; mit ihr ergeben sie vollen Sinn und liefern dir nützliche Informationen.

Unsere Erfahrung sagt uns, dass eine gut definierte Arbeitszeit viele Missverständnisse vermeidet. Wenn alle ihren Plan kennen und er erfasst wird, sind die Erwartungen für beide Seiten klar. Man arbeitet entspannt, weil jede Person weiß, was von ihrer Arbeitszeit erwartet wird und wo die Grenzen liegen.

Und das Beste ist, dass die Einrichtung überhaupt nicht kompliziert ist. Du brauchst keine technischen Kenntnisse und musst keine Stunden investieren: Mit wenigen Einstellungen ist die Arbeitszeit jeder Person oder jedes Teams fertig, und die App übernimmt den Rest. Mit der Kontrolle der Arbeitszeit zu beginnen ist für alle möglich, egal wie groß dein Unternehmen ist.

Wie du deine Arbeitszeit in Kinmu einrichtest

Eine Arbeitszeit in Kinmu einzurichten ist ein geführter und sehr intuitiver Vorgang. Als Erstes legst du die Wochenarbeitsstunden fest, die Basis, auf der alles Weitere aufbaut. Du gibst an, wie viele Stunden diese Arbeitszeit erfüllen soll, und das System nimmt diesen Wert als Bezugspunkt.

Danach legst du den Beginn und das Ende fest. Du entscheidest, wann die Arbeitszeit anfängt und endet, sodass jede Erfassung mit diesen Grenzen verglichen wird. So weißt du auf einen Blick, ob Beginn und Ende dem Geplanten entsprechen, ohne etwas von Hand prüfen zu müssen.

Jedes dieser Elemente wird unabhängig eingestellt, sodass du die Arbeitszeit an die konkrete Lage deines Unternehmens anpasst. Du entscheidest, wie viel Detailtiefe du brauchst, und wir sorgen dafür, dass die Berechnungen immer mit dem übereinstimmen, was du festgelegt hast.

Gleitzeit und Arbeits- und freie Tage

Nicht alle Arbeitszeiten sind starr, und bei Kinmu haben wir das sehr präsent. Deshalb kannst du der Konfiguration Gleitzeit hinzufügen: Statt eine genaue Anfangszeit festzulegen, definierst du einen Spielraum, innerhalb dessen jede Person ihre Arbeitszeit beginnen und beenden kann.

Diese Flexibilität passt sehr gut zu den heutigen Arbeitsweisen. Manche sind produktiver, wenn sie früher anfangen, andere ziehen es vor, etwas später zu beginnen: Mit einem vernünftigen Spielraum erfüllen beide ihre Arbeitszeit ohne Druck wegen ein paar Minuten mehr oder weniger. Das Team weiß es zu schätzen und du behältst jederzeit die Kontrolle.

Außerdem legst du fest, welche Tage Arbeitstage und welche frei sind. Du markierst die wöchentliche Verteilung, die zu jeder Arbeitszeit gehört, sodass das System weiß, an welchen Tagen Aktivität erwartet wird und an welchen nicht. So berücksichtigen die Berechnungen neben den Feiertagen den echten Kalender jeder Person.

Erstelle mehrere Arbeitszeitmodelle für dein Unternehmen

Einer der großen Vorteile von Kinmu ist, dass du mehrere Arbeitszeitmodelle innerhalb desselben Unternehmens erstellen kannst. Du musst dich nicht mit einem einzigen Plan für alle zufriedengeben: Du definierst so viele Arbeitszeiten wie nötig und weist jeder Person die passende zu.

Wir haben daran gedacht, weil wir wissen, dass die Wirklichkeit vielfältig ist. In derselben Belegschaft kann es Vollzeit- und Teilzeitmodelle, Vormittags- und Nachmittagszeiten, Teams mit Flexibilität und Teams mit festen Zeiten geben. Mit mehreren Arbeitszeitmodellen wird jede Situation genau so abgebildet, wie sie ist, ohne jemanden in eine einzige Form zu zwingen.