Was ist die digitale Zeiterfassung?

Es ist die automatische Erfassung der Beginn-, End- und Pausenzeiten der Mitarbeitenden über eine Software. Es ist ein zentralisiertes und automatisiertes System mit zuverlässigem Zeitstempel, von jedem Gerät aus zugänglich. Es ersetzt Papier und Tabellen durch Daten, die sich von selbst ordnen.

Für welche Unternehmen eignet sich die digitale Zeiterfassung?

Sie passt in praktisch jedes KMU: Läden, Werkstätten, Büros, Praxen, Gastronomie oder Außendienstteams. Sie glänzt besonders, wenn es mehrere Standorte, wechselnde Personen oder eine Mischung aus Präsenz und Homeoffice gibt, weil sie alle Informationen in einem einzigen geordneten Dashboard zusammenführt.

Welche Erfassungsmethoden bietet Kinmu?

Vier: über die Web, über die Handy-App, durch Scannen eines QR-Codes am Eingang oder über einen digitalen Kiosk auf einem Tablet. Alle bringen die Information an denselben Ort, also wird die Erfassung gleich geordnet, egal von welcher Methode sie kommt.

Kann man eine Erfassung ändern, wenn jemand vergisst, das Ende zu erfassen?

Ja. Die Einträge sind änderbar, damit das Korrigieren eines Versehens schnell und einfach ist. Die Person selbst passt ihre Zeit an, etwa das Ende, das sie nicht markiert hat, ohne um Gefallen bitten zu müssen. Die Korrektur wird mit allen Details gespeichert, um die Information zuverlässig zu halten.

Wer kann einen Stundeneintrag ändern?

Nur die nutzende Person selbst kann ihre Einträge ändern. Die Führungskraft schreibt die Daten von niemandem um: Ihre Rolle ist es, zu bestätigen oder abzulehnen. So behält jede die Kontrolle über die eigenen Stunden und niemand verändert fremde Erfassungen.

Kann die Führungskraft die Erfassungen bestätigen oder ablehnen?

Ja. Über ihr Dashboard bestätigt oder lehnt sie die Einträge jeder Person mit einem Klick ab. Lehnt sie einen ab, kann sie einen Kommentar mit dem Grund hinterlassen, damit die andere Seite weiß, was zu prüfen ist. Zweifel werden im Moment gelöst, innerhalb des Werkzeugs.

Ist die digitale Zeiterfassung aufdringlich für die Mitarbeitenden?

Das muss sie nicht sein. Die Methoden von Kinmu sind darauf ausgelegt, die Arbeit zu begleiten, nicht sie zu überwachen. Die Zeit zu erfassen ist eine Geste von Sekunden, die ganz natürlich erfolgt, ohne sensible Daten zu verlangen oder komplexe Geräte an der Wand zu installieren.

Digitale Zeiterfassung | Kinmu - Software für digitale Zeiterfassung

Entdecke, was die digitale Zeiterfassung ist und wie sie in Kinmu funktioniert: Dein Team erfasst in Sekunden und jede Stunde wird zuverlässig registriert.

Verbringst du die letzten Tage des Monats damit, Stunden hinterherzulaufen? Eine Person hat den Beginn falsch notiert, eine andere weiß nicht mehr, wann sie Mittagspause gemacht hat, und zwischen E-Mails und Nachrichten versuchst du zu rekonstruieren, was vor drei Wochen passiert ist. Das ist eine undankbare Aufgabe, die Zeit raubt und bei allen kleine Zweifel sät.

Die digitale Zeiterfassung gibt es genau dafür. Sie ist die Art, die Beginn-, End- und Pausenzeiten deines Teams über eine Software automatisch zu erfassen, ohne Papier und ohne Tabellen zum Abgleichen. Jede Markierung wird mit ihrer zuverlässigen Uhrzeit gespeichert, an einem einzigen Ort und von jedem Gerät aus zugänglich. Du musst nur nachsehen, nicht rekonstruieren. Und da alles in einem einzigen Dashboard liegt, löst sich jede Abfrage in Sekunden.

Was die digitale Zeiterfassung ist

Die digitale Zeiterfassung ist die automatische Erfassung der Beginn-, End- und Pausenzeiten jedes Mitarbeitenden über eine Software. Anders gesagt, sie ersetzt das Heft oder die Tabelle durch ein System, das jede Bewegung für dich notiert. Sie ist zentralisiert, weil alles am selben Ort lebt, und automatisiert, weil sie nicht davon abhängt, dass jemand danach etwas abschreibt.

Drei Ideen definieren sie. Die erste ist der zuverlässige Zeitstempel: Jede Erfassung speichert die genaue Uhrzeit, zu der sie geschieht. Die zweite ist der Zugang von jedem Gerät aus, sei es ein Computer, ein Smartphone oder ein Tablet. Und die dritte ist, dass die Information geordnet und abrufbereit bleibt, in dem Moment, in dem du sie brauchst.

Für ein KMU übersetzt sich das in etwas sehr Konkretes: Du investierst keine Nachmittage mehr ins Abgleichen von Zahlen und gewinnst ein klares Bild davon, was jeden Tag passiert. Die digitale Zeiterfassung fügt keine Bürokratie hinzu, sie nimmt sie weg. Je weniger du an sie denken musst, desto besser macht sie ihre Arbeit, denn das bedeutet, dass sie von selbst erfasst und die Information bereithält, für wenn du sie brauchst. Und wenn du eines Tages etwas prüfen willst, hast du es sofort zur Hand, ohne in Schubladen oder Akten zu wühlen.

Wie die digitale Zeiterfassung in Kinmu funktioniert

Alles dreht sich um eine minimale Geste: Dein Team erfasst seinen Beginn, sein Ende und seine Pausen, und wir kümmern uns um den Rest. Diese Erfassung dient gleichermaßen dazu, den Arbeitstag zu beginnen, ihn zu beenden oder den Anfang und das Ende einer Pause zu markieren.

Das Gute ist, dass jede Person je nach Moment und Ort wählt, wie sie erfasst. Sie kann es über die Web tun, über die Handy-App, durch Scannen eines QR-Codes am Eingang oder über einen digitalen Kiosk auf einem Tablet. Alle Wege führen an denselben Ort, also spielt die Methode keine Rolle: Die Information wird gleich geordnet und bleibt abrufbereit.

Diese Vielfalt ist keine Laune. Ein Laden mit Theke erfasst nicht so wie ein Außendienstteam, das von einem Ort zum anderen fährt, noch wie ein Büro, in dem jede an ihrem Schreibtisch arbeitet. Deshalb lassen wir jedes Unternehmen, und sogar jede Person darin, die Methode nutzen, die ihr am besten passt. Das Werkzeug passt sich deiner Routine an und nicht umgekehrt, so wie es sein soll.

Automatische, unveränderliche und in Echtzeit sichtbare Einträge

Wenn jemand in Kinmu erfasst, wird sein Zeiteintrag automatisch auf unserem Server gespeichert, mit der genauen Uhrzeit des Moments. Es gibt keinen Zwischenschritt, in dem jemand etwas notieren oder abschreiben muss: Das Datum entsteht bereits gespeichert und geordnet. Diese Automatisierung ist es, die dir die manuelle Arbeit abnimmt, die so viel Zeit kostet.

Dieser Eintrag ist außerdem in einem sehr wichtigen Sinn unveränderlich: Niemand kann ihn heimlich ändern. Jede spätere Anpassung hinterlässt eine Spur im Prüfprotokoll, sodass die Information immer die Wahrheit dessen erzählt, was geschah. Das ist die Grundlage des Vertrauens, denn du und dein Team wissen, dass die Daten die Realität widerspiegeln, nicht das Gedächtnis jedes Einzelnen.

Digitale Zeiterfassung für KMU und Unternehmen: automatisch und zuverlässig

Einmal erfasst, erscheinen die Zeitblöcke im Dashboard der Führungskraft in Echtzeit. Auf einen Blick siehst du, wer begonnen hat, wer pausiert und wer fertig ist, ohne jemanden zu fragen. Diese unmittelbare Sichtbarkeit ist es, die einen Haufen einzelner Erfassungen in ein klares und nützliches Bild des Arbeitstags verwandelt.

Und über dasselbe Dashboard bestätigt oder lehnt die Führungskraft die Einträge jeder Person mit einem Klick ab. Wenn etwas nicht stimmt und sie es lieber ablehnt, kann sie einen Kommentar mit dem Grund hinterlassen, damit die andere Seite weiß, was zu prüfen ist. So werden Zweifel im Moment gelöst, innerhalb des Werkzeugs, ohne E-Mail-Ketten oder Gespräche, die verloren gehen.

Änderbare, aber stets nachvollziehbare Einträge

Eine gute digitale Zeiterfassung muss die Versehen berücksichtigen, denn wir alle haben einen Tag, an dem wir vergessen, das Ende zu erfassen. In Kinmu sind die Einträge änderbar, damit das Korrigieren dieses Versehens leicht und schnell ist, ohne um Gefallen bitten oder tausend Erklärungen abgeben zu müssen. Die Idee ist, dass ein Versehen nicht zum Kopfzerbrechen wird.

Nur die nutzende Person selbst kann ihren Eintrag ändern, etwa um die Endzeit anzupassen, die sie zu markieren vergessen hat. Die Führungskraft rührt die Daten von niemandem an: Ihre Rolle ist es, zu bestätigen oder abzulehnen, nicht umzuschreiben. Auf diese Weise behält jede die Kontrolle über die eigenen Stunden. Und hier ist der Schlüssel, der allen Ruhe gibt: Jede Änderung wird mit allen Details registriert. Gespeichert werden das Datum, an dem sie erfolgte, wer sie vorgenommen hat und welcher konkrete Wert geändert wurde.

Nicht aufdringliche Erfassungsmethoden, die den Alltag erleichtern

Eine berechtigte Sorge bei der Einführung einer Zeiterfassung ist, dass sie aufdringlich oder unbequem wird. Wir nehmen das sehr ernst, daher gestalten wir Erfassungsmethoden, die darauf ausgelegt sind, die Arbeit zu begleiten, nicht sie zu überwachen. In Kinmu zu erfassen ist eine Geste von Sekunden, die jede Person ganz natürlich macht, ohne sich kontrolliert zu fühlen.

Du hast vier Wege zur Verfügung, und alle wollen dasselbe: erleichtern. Über die Web, ideal für alle, die vor einem Computer arbeiten; über die Handy-App (perfekt für alle, die unterwegs sind oder im Homeoffice arbeiten); das Scannen eines QR-Codes am Eingang oder über einen digitalen Kiosk, mit dem ein Tablet zu einem gemeinsamen Erfassungspunkt für das ganze Team wird.

Wichtig ist, dass keine dieser Methoden sensible Daten verlangt oder komplexe und teure Geräte erfordert. Jede erfasst mit dem, was sie schon kennt und bei sich trägt, und der Eintrag wird gleich geordnet, egal woher er kommt. Diese Natürlichkeit ist es, die die Leute erfassen lässt, ohne nachzudenken, was genau der Moment ist, in dem ein Zeiterfassungssystem wirklich funktioniert.