KI-Assistent für die Zeiterfassung: frag in natürlicher Sprache

Wie viele Klicks brauchst du, um eine einfache Frage wie ‘wie viele Urlaubstage habe ich noch’ zu beantworten? Oft zu viele. Du öffnest die App, suchst das Menü, gehst in einen Bildschirm, filterst nach Daten und, wenn du die Zahl endlich hast, hattest du fast vergessen, warum du sie gesucht hast. Dieser kleine Reibungspunkt wiederholt sich viele Male pro Woche, im ganzen Team, und summiert sich zu mehr Zeit, als es auf den ersten Blick scheint. Multipliziere das mit einem ganzen Monat und du verstehst, warum so viele Unternehmen eine flüssigere Art suchen, diese Fragen zu lösen.

Den KI-Assistenten von Kinmu gibt es, um diesen Reibungspunkt aus dem Weg zu räumen. Es ist ein intelligenter Assistent, mit dem du in natürlicher Sprache sprichst, wie du einer Kollegin schreiben würdest, und der dir sofort antwortet und handelt.

Was der KI-Assistent von Kinmu ist

Der KI-Assistent von Kinmu ist ein intelligenter Assistent, dem du Fragen zu deinen Zeiterfassungen und deinen Abwesenheiten in natürlicher Sprache stellen kannst. Du fragst so alltägliche Dinge wie ‘wie viele Urlaubstage habe ich noch’ oder ‘wie viele Stunden habe ich diesen Monat schon gearbeitet’, und er antwortet sofort mit der genauen Zahl. Du musst keine Befehle lernen und dir nicht merken, wo jede Funktion liegt: Es ist, als hättest du jemanden zur Hand, der deine Stunden in- und auswendig kennt und antwortet, ohne dich warten zu lassen.

Es ist kein Chatbot mit vorgefertigten Antworten, der Floskeln wiederholt. Es ist ein echter Agent, in die App integriert, der auf deine Zeiterfassungen zugreift, Anträge erstellt und deine Salden und Kalender in Echtzeit abruft. Das heißt, er informiert nicht nur: Er erledigt auch Dinge für dich, wenn du ihn darum bittest, und er tut das auf Basis deiner echten Daten, nicht auf Basis allgemeiner Antworten. Das Ergebnis ist ein Werkzeug, das sich nah und schnell anfühlt und das jede Person in deinem Team ohne Erklärungen nutzt.

Was dein Team mit dem KI-Assistenten tun kann

Für die Mitarbeitenden macht der KI-Assistent Aufgaben unmittelbar. Möchtest du ein paar Urlaubstage beantragen? Du sagst es ihm und er erstellt den Antrag für dich. Dasselbe gilt, wenn du einen Homeoffice-Tag erfassen oder einen Sonderurlaub oder eine andere Abwesenheit beantragen musst: Ein Satz genügt, um den Antrag auszulösen, ohne das richtige Formular zu suchen oder zu zweifeln, wo was gemacht wird.

Und wenn du Information willst, hast du sie ebenfalls sofort. Du kannst nach deinen Salden fragen, etwa wie viele Urlaubstage dir bleiben, oder nachsehen, in welchem Status ein Antrag ist, den du vor ein paar Tagen gestellt hast. Statt die Antwort selbst zwischen Bildschirmen zu suchen, fragst du einfach danach und der Assistent liefert sie dir, klar und mit den Informationen genau dieses Moments aktualisiert.

So gewinnt das Team Eigenständigkeit, um seine Angelegenheiten ohne Abhängigkeit von anderen zu regeln, und du erhältst von Anfang an geordnete und vollständige Anträge.

Was die Führungskraft mit dem KI-Assistenten tun kann

Als Führungskraft greift dir der KI-Assistent genau dort unter die Arme, wo es am meisten geschätzt wird: bei der Begleitung des Teams. Wenn ein Antrag eingeht, kann er ihn analysieren und dir eine Empfehlung geben, etwa ob er zu den verfügbaren Tagen dieser Person passt. Dabei halten wir eine sehr klare Regel ein: Die Empfehlung ist eine Hilfe, damit du mit mehr Kontext entscheidest, aber die endgültige Entscheidung liegt immer bei dir.

Er gibt dir außerdem ein Echtzeitbild des Teams, nur durch Fragen. Fragen wie ‘wer ist gerade im Büro’, ‘wer hat heute Morgen schon erfasst’ oder ‘welche Abwesenheiten hat mein Team diese Woche’ werden sofort beantwortet, ohne Berichte zu öffnen oder Daten von Hand abzugleichen. Es ist die schnellste Art zu wissen, wie der Tag steht, ohne jemanden zu unterbrechen oder einen nach dem anderen zu fragen.

Und es gibt ein Detail, das viel Zeit spart: die Ankunftsbenachrichtigungen. Du kannst um etwas so Einfaches bitten wie ‘sag mir Bescheid, wenn Juan kommt’, und der Assistent schickt dir eine Benachrichtigung, sobald diese Person ihren Beginn erfasst. Du musst nicht mehr aufpassen, er meldet sich, damit du dich auf deins konzentrierst, mit der Gewissheit, dass dir nichts entgeht. Diese kleine Hilfe, jeden Tag wiederholt, befreit eine Aufmerksamkeit, die du dem widmen kannst, was wirklich zählt, und das alles, ohne das Gespräch mit dem Assistenten zu verlassen.

Deine Daten gehören dir

Wenn von künstlicher Intelligenz die Rede ist, ist es naheliegend zu fragen, was mit den Informationen passiert. Deine Daten gehören dir. Der KI-Assistent arbeitet mit den Informationen deines Unternehmens nur, damit der Dienst funktioniert, für nichts anderes. Wir verwalten diese Daten, damit alles läuft, aber sie gehören uns nicht: Das Eigentum ist und bleibt jederzeit deins.

Das bedeutet in der Praxis zwei konkrete Zusagen. Die erste ist, dass die Informationen deines Unternehmens nicht an Dritte weitergegeben werden. Die zweite ist, dass sie auch nicht zum Training externer KI-Modelle verwendet werden. Was innerhalb von Kinmu passiert, bleibt innerhalb von Kinmu, im Dienst deines Teams und sonst niemandem.

Wie der KI-Assistent in deinen Alltag passt

Der KI-Assistent ist kein separates Teil: Er lebt in Kinmu und stützt sich auf alles Übrige. Er speist sich aus deinen Zeiterfassungen, deinen Abwesenheiten und deinen Kalendern, also spiegeln seine Antworten wider, was in deinem Unternehmen in jedem Moment wirklich passiert. Es ist deine eigene Information, in Reichweite eines Satzes, und jede Antwort, die er dir gibt, ist durch ein echtes und aktuelles Datum gestützt.

Deshalb passt er ebenso gut in einen Laden, in ein Büro oder in ein verteilt arbeitendes Team. Wer wenig Zeit hat, schätzt es, eine Angelegenheit in Sekunden zu erledigen, und wer mehrere Personen koordiniert, schätzt es, den Status des Teams zu sehen, ohne jemandem hinterherzulaufen. Künstliche Intelligenz, gut angewendet, fügt keine Komplexität hinzu: Sie räumt sie aus dem Weg und legt frei, was du brauchst. Jedes Profil, welche Rolle auch immer, findet im Assistenten etwas, das seinen Arbeitstag vereinfacht.