2019年4月の働き方改革関連法施行以来、企業には労働時間の客観的な把握と精確な勤務管理が法律上義務付けられています。しかし、多くの中小企業では、いまだにタイムカードや表計算ソフトによる手動管理が続いているのが実情です。
「うちは小さな会社だから関係ない」とお考えの経営者・人事担当の方、それは誤解です。働き方改革は規模を問わず、すべての企業に適用されます。そして、法令遵守の第一歩は、正確な勤務管理から始まります。
働き方改革とは何か、企業に何を義務付けているのか
働き方改革関連法は、長時間労働の是正と多様な働き方の実現を目的とした一連の法改正です。勤務管理の観点から特に重要な規定は以下の通りです。
時間外労働の上限規制
労働基準法の改正により、時間外労働（残業）に法的な上限が設けられました。
- 原則：月45時間、年360時間
- 特別条項適用時：年720時間以内、単月では100時間未満（休日労働含む）、複数月平均で80時間以内（休日労働含む）
この上限を超えた場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が使用者（経営者・管理職）に科される可能性があります。
勤務時間の客観的把握の義務化
厚生労働省のガイドラインにより、労働者の労働時間は客観的な方法で把握することが義務付けられています。自己申告制だけでは不十分とされており、タイムカード、ICカード、パソコンのログイン・ログアウト記録など、客観的に確認できる手段が求められます。
年次有給休暇の取得義務
年間10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、使用者は年間5日以上の有給休暇を取得させることが義務付けられています。違反した場合は30万円以下の罰金の対象となります。
中小企業への適用時期
大企業に先行して導入が進みましたが、時間外労働の上限規制は2020年4月から中小企業にも適用されています。すでに猶予期間は終了しており、すべての企業が今すぐ対応しなければなりません。
中小企業が直面する最大の課題：勤務時間の精確な管理
法令の内容は理解できても、実際の対応がむずかしいのが中小企業の実情です。精確な勤務管理が困難な理由はいくつかあります。
手動管理の限界
紙のタイムカードや表計算ソフトによる管理では、以下の問題が生じやすくなります。
- 記入漏れ・転記ミスによる記録の不正確さ
- 残業時間の集計に多くの人的コストがかかる
- リアルタイムでの労働時間把握が困難
- テレワーク・在宅勤務者の管理ができない
- 複数拠点がある場合の統一管理が難しい
法令対応に必要な勤怠管理システムの要件
働き方改革に対応するための勤怠管理システムには、以下の機能が最低限必要です。
- 打刻の客観性：GPS、QRコード、ICカードなど改ざんが難しい方法での打刻
- リアルタイム集計：日次・月次の労働時間を自動集計
- アラート機能：時間外労働が上限に近づいた際の通知
- 有給管理：付与・取得状況の自動追跡
- データ保存：労働時間記録の最低3年間の保存（労働基準法第109条）[要確認：保存義務年数]
- レポート出力：行政への報告や労使協定（36協定）の管理に対応したデータ出力
Kinmuで働き方改革に対応する方法
Kinmuという名前は、日本語の「勤務」（きんむ）からそのまま取られています。勤務管理のために生まれたツールであることが、名前からも伝わってきます。
QR打刻で客観的な勤務時間記録を実現
KinmuはQRコードによる打刻に対応しており、スマートフォンのカメラでQRコードをスキャンするだけで、出退勤が記録されます。アプリのインストールは不要で、端末のカメラだけで利用可能です。
この方式は厚生労働省が認める客観的な労働時間把握の方法に該当し、打刻データは改ざんが難しい形式でクラウドに保存されます。
リアルタイムの勤務状況把握
管理者はKinmuのダッシュボードから、チーム全員の勤務状況をリアルタイムで確認できます。月次の時間外労働が法定上限（月45時間）に近づいている社員を即座に把握し、業務調整に活かすことができます。
有給管理の自動化
Kinmuは年次有給休暇の付与・取得状況を自動的に管理します。取得義務（年5日）の達成状況を可視化し。
テレワーク・在宅勤務にも対応
在宅勤務者やハイブリッド勤務者も、Kinmuアプリから同じ方法で打刻できます。オフィス勤務者と在宅勤務者を同一のシステムで一元管理できるため、管理の手間が大幅に削減されます。
多言語対応で外国人従業員にも
日本で働く外国人労働者が増加するなか、Kinmuは9言語に対応しています。日本語のほか、英語・スペイン語・フランス語・ドイツ語・イタリア語・オランダ語・ポルトガル語・スウェーデン語をサポートしており、外国人従業員もストレスなく利用できます。
Kinmu vs 主要な競合サービスの比較
日本市場にはKing of Time、SmartHR、freee HRなど多くの勤怠管理ツールがあります。Kinmuはそれらとどのように異なるのでしょうか。
| 機能・特徴 | Kinmu | King of Time | SmartHR | freee HR |
|---|---|---|---|---|
| QR打刻（アプリ不要） | ✅ | ✅ | △ | △ |
| AI搭載の設定アシスト | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| 多言語対応（9言語） | ✅ | △（一部） | ❌ | ❌ |
| 有給管理 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| テレワーク管理 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| 月額料金 | €3/ユーザー | 要見積もり | 要見積もり | 要見積もり |
| 無料トライアル | 15日間 | ✅ | ✅ | ✅ |
Kinmuの最大の特徴は、AIチャットによる就業規則・労働ポリシーの設定です。管理者はチャット画面に自然な言葉でルールを伝えるだけで、KinmuのAIが内容を解析し、勤怠ポリシーの変更案を自動的に作成します。変更内容はわかりやすく表示され、管理者が確認・承認した後にのみ反映されます。専門的な知識がなくても、法令に準拠した勤怠管理が始められます。
まとめ：今すぐ勤務管理を適正化する
働き方改革への対応は、単なる法令遵守にとどまりません。適正な勤務管理は、従業員の働きやすい環境づくり、離職率の低下、そして企業の生産性向上にも直結します。
Kinmuは「勤務」という名前の通り、勤務管理のために設計されたツールです。AIが就業規則の設定をサポートし、QR打刻で客観的な打刻記録を実現し、リアルタイムのダッシュボードで労働時間の適正管理を可能にします。
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