勤務時間：チームの就業スケジュールをKinmuで設定する

会社ごとに労働時間の組み立て方は違いますし、それはとてもよいことです。難しくなるのは、そのスケジュールが一人ひとりの頭の中にしか存在しないときです。何時に出社するのか。休憩はどれくらいなのか。どの日が勤務日なのか。これらが明確に定義されていなければ、勤務時間の管理は一気に骨の折れる仕事になります。

だからこそ、よい勤怠管理の第一歩は、勤務時間をきちんと定義することです。Kinmuではそれを簡単にしました。チームのスケジュールを数分で設定すれば、そこからすべてが噛み合います。

勤務時間とは、なぜ定義したほうがよいのか

勤務時間とは、平たく言えば一人ひとりに対応する就業スケジュールのことです。何時間働くのか、いつ始まっていつ終わるのか、いつ休憩を取るのか、どの日に活動があるのか。日々に秩序を与える枠組みであり、Kinmuではすべての打刻を測るための基準になります。

現実を照らし合わせるための型だと考えてください。誰かが打刻すると、システムはその人の予定された勤務時間を知っているので、それが満たされたのか、超過が生じたのか、時間が足りていないのかを示せます。この基準がなければ、打刻はばらばらのデータにすぎません。基準があってはじめて、打刻は意味を持ち、役に立つ情報になります。

私たちの経験では、勤務時間をきちんと定義することが多くの行き違いを防ぎます。全員が自分のスケジュールを知っていて、それが記録されていれば、期待することは双方にとって明確になります。自分の勤務に何が求められ、どこに線が引かれているかを誰もが知っているので、落ち着いて働けます。

そしてよいのは、設定にまったく面倒がないことです。技術的な知識も、何時間もの作業も必要ありません。いくつかの調整で一人ひとり、あるいはチームごとの勤務時間が整い、あとはアプリが引き受けます。労働時間の管理を始めることは、会社の規模を問わず誰にでも手の届くことです。

Kinmuでの勤務時間の設定方法

Kinmuで勤務時間を設定するのは、案内に沿って進む、とても直感的な流れです。最初に定義するのは週あたりの労働時間で、これがほかのすべてを組み立てる土台になります。その勤務で満たすべき時間数を指定すると、システムはそれを基準点として扱います。

次に、始業と終業の時刻を定めます。勤務が何時に始まり何時に終わるかを決めると、それぞれの打刻がその範囲と照らし合わされます。だから、出勤と退勤が予定どおりかどうかを、手作業で見直すことなくひと目で把握できます。

これらの要素はそれぞれ独立して調整できるので、自社の具体的な状況に合わせて勤務時間を整えられます。必要な細かさはあなたが決め、定義したとおりに計算がつねに合うようにするのは私たちの仕事です。

時間の柔軟さと、勤務日・休日

すべての勤務時間が硬直的なわけではありませんし、Kinmuはそれをよく心得ています。だから設定に時間の柔軟さを加えられます。正確な始業時刻を固定するかわりに、一人ひとりがその中で勤務を始め、終えられる幅を定義するのです。

この柔軟さは、今日の働き方によく馴染みます。早く始めたほうが力を発揮する人もいれば、少し遅めに始めたい人もいます。無理のない幅があれば、数分の前後に追われることなく、どちらも自分の勤務を全うできます。チームは助かり、あなたはつねに全体を把握できます。

さらに、どの日が勤務日でどの日が休日かを定義します。それぞれの勤務時間に対応する週の割り当てを指定すると、システムはどの日に活動が見込まれ、どの日には見込まれないのかを把握します。こうして祝日と合わせて、一人ひとりの実際のカレンダーを踏まえた計算が行われます。

会社に複数の勤務パターンを作る

Kinmuの大きな利点の一つは、同じ会社の中に複数の勤務時間のパターンを作れることです。全員に一つのスケジュールを当てはめて我慢する必要はありません。必要なだけ勤務時間を定義し、それぞれの人に対応するものを割り当てられます。

これを考えたのは、現実がさまざまだと知っているからです。同じ会社の中に、フルタイムと短時間勤務、午前と午後のシフト、柔軟なチームと固定時間のチームが同居しうるからです。複数のパターンがあれば、誰かを一つの型に押し込めることなく、それぞれの事情をそのままの形で反映できます。