AI-assistent voor urenregistratie: stel vragen in gewone taal

Hoeveel klikken heb je nodig om antwoord te krijgen op een eenvoudige vraag als hoeveel vakantiedagen je nog hebt? Vaak te veel. Je opent de app, zoekt het menu, gaat naar een scherm, filtert op datum en tegen de tijd dat je het gegeven hebt gevonden, ben je bijna vergeten waarom je het zocht. Die kleine wrijving herhaalt zich in het hele team vele keren per week en kost opgeteld meer tijd dan je op het eerste gezicht denkt. Vermenigvuldig dat met een hele maand en je begrijpt waarom zoveel bedrijven deze vragen sneller willen oplossen.

De AI-assistent van Kinmu neemt die wrijving weg. Het is een slimme assistent tegen wie je in gewone taal praat, zoals je een collega een bericht zou sturen, en die meteen antwoordt en handelt.

Wat de AI-assistent van Kinmu is

De AI-assistent van Kinmu is een slimme assistent waaraan je in gewone taal vragen stelt over je klokregistraties en afwezigheden. Je vraagt alledaagse dingen, zoals hoeveel vakantiedagen je nog hebt of hoeveel uur je deze maand hebt gewerkt, en krijgt meteen het precieze antwoord. Je hoeft geen commando’s te leren of te onthouden waar iedere functie staat: het is alsof er altijd iemand beschikbaar is die je uren door en door kent en je niet laat wachten.

Het is geen chatbot met voorgeprogrammeerde antwoorden die standaardzinnen herhaalt. Het is een echte agent, geïntegreerd in de app, die met je klokregistraties werkt, aanvragen aanmaakt en je saldi en kalenders in realtime raadpleegt. Hij informeert je dus niet alleen, maar voert ook taken voor je uit wanneer je daar in je eigen woorden om vraagt, op basis van je echte gegevens en niet van algemene antwoorden. Het resultaat is een hulpmiddel dat toegankelijk en snel aanvoelt en dat iedereen in je team zonder uitleg kan gebruiken.

Wat je team met de AI-assistent kan doen

Voor medewerkers maakt de AI-assistent taken direct uitvoerbaar. Wil je een paar vakantiedagen aanvragen? Je zegt het en hij maakt de aanvraag voor je aan. Hetzelfde geldt als je een thuiswerkdag wilt registreren of verlof of een andere afwezigheid wilt aanvragen: één zin is genoeg om de aanvraag in gang te zetten, zonder het juiste formulier te zoeken of te twijfelen waar je moet zijn.

Ook informatie krijg je meteen. Je kunt naar je saldo vragen, bijvoorbeeld hoeveel vakantiedagen je nog hebt, of bekijken wat de status is van een aanvraag die je enkele dagen geleden hebt gedaan. In plaats van zelf tussen verschillende schermen naar het antwoord te zoeken, stel je de vraag en geeft de assistent je een helder antwoord dat met de gegevens van dat moment is bijgewerkt.

Zo kan het team zaken zelfstandig afhandelen zonder van iemand afhankelijk te zijn en ontvang jij vanaf het begin volledige, overzichtelijke aanvragen.

Wat de verantwoordelijke met de AI-assistent kan doen

Als verantwoordelijke helpt de AI-assistent je precies waar dat het meeste verschil maakt: bij het volgen van het team. Wanneer er een aanvraag binnenkomt, kan hij die analyseren en een aanbeveling geven, bijvoorbeeld of ze past bij het aantal beschikbare dagen van de persoon. Daarbij hanteren we één duidelijke regel: de aanbeveling helpt je met meer context te beslissen, maar jij neemt altijd de uiteindelijke beslissing.

Met één vraag geeft hij je ook een realtime beeld van het team. Vragen als wie er nu op kantoor is, wie vanochtend al heeft ingeklokt of welke afwezigheden je team deze week heeft, worden meteen beantwoord, zonder rapporten te openen of gegevens handmatig te combineren. Het is de snelste manier om te zien hoe de dag ervoor staat, zonder iemand te onderbreken of iedereen afzonderlijk te benaderen.

En er is een detail dat veel tijd bespaart: aankomstmeldingen. Je kunt bijvoorbeeld vragen om een melding wanneer Jan aankomt en de assistent stuurt een bericht zodra die persoon de begintijd registreert. Je hoeft niets meer in de gaten te houden; hij laat het weten, zodat jij je op je eigen werk kunt richten met de zekerheid dat je niets mist. Die kleine hulp, elke dag opnieuw, maakt aandacht vrij voor wat echt belangrijk is, allemaal zonder het gesprek met de assistent te verlaten.

Je gegevens zijn van jou

Bij kunstmatige intelligentie is het logisch om je af te vragen wat er met de informatie gebeurt. Je gegevens zijn van jou. De AI-assistent werkt alleen met de informatie van je bedrijf om de dienst te laten functioneren, en nergens anders voor. Wij beheren die gegevens om alles goed te laten werken, maar ze zijn niet van ons: ze zijn en blijven op ieder moment jouw eigendom.

Dat betekent in de praktijk twee concrete toezeggingen. Ten eerste wordt de informatie van je bedrijf niet met derden gedeeld. Ten tweede wordt ze ook niet gebruikt om externe modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen. Wat binnen Kinmu gebeurt, blijft binnen Kinmu en staat alleen ten dienste van je team.

Zo past de AI-assistent in je dagelijkse werk

De AI-assistent is geen los onderdeel: hij zit in Kinmu en steunt op alles wat daar al aanwezig is. Hij gebruikt je klokregistraties, afwezigheden en kalenders, zodat zijn antwoorden weergeven wat er op dat moment echt in je bedrijf gebeurt. Je eigen informatie wordt bereikbaar met één zin en elk antwoord is gebaseerd op echte, actuele gegevens.

Daarom past hij even goed in een winkel of kantoor als bij een verspreid werkend team. Wie weinig tijd heeft, waardeert dat een taak binnen enkele seconden is afgehandeld, en wie meerdere mensen coördineert, ziet de status van het team zonder achter iemand aan te gaan. Goed toegepaste kunstmatige intelligentie voegt geen complexiteit toe: ze neemt die weg en maakt zichtbaar wat je nodig hebt. Ieder profiel, ongeacht de rol, vindt in de assistent iets wat de werkdag eenvoudiger maakt.