Werktijden: stel het rooster van je team in bij Kinmu
Leer hoe je werktijden instelt in Kinmu: weekuren, begin- en eindtijd, pauzes, flexibiliteit en werk- en rustdagen.
Belangrijkste voordelen
- Stel weekuren, begin- en eindtijd en pauzes in
- Configureer de flexibiliteit die iedereen nodig heeft
- Markeer werkdagen en rustdagen
- Maak meerdere roostertypes voor verschillende profielen
- Je rooster is de referentie waarmee elke kloktijd wordt gemeten
Hoe stel ik de werktijden van mijn team in bij Kinmu?
Stap voor stap
Lees het transcript
Staat het rooster van je team ergens opgeschreven, of leeft het alleen in je hoofd? In twee minuten staat het klaar. Alles gebeurt in Kinmu, onder Bedrijf.
Open het tabblad Werkrooster.
Dit is je standaardrooster. Iedereen die in het bedrijf wordt uitgenodigd krijgt het bij binnenkomst, en het kan zich elk jaar automatisch herhalen. De weekuren zijn de basis, zoals de zevenendertig en een half in dit voorbeeld. Ze zijn de maatstaf waarmee alles wordt vergeleken. Vink de werkdagen aan. Hier maandag tot en met vrijdag, en het weekend blijft vrij. Bepaal de starttijd en de eindtijd, en voeg flexibiliteit toe. Met vijftien minuten marge zit niemand in de stress als hij om vijf over negen incheckt. Gebroken dienst? Twee blokken per dag, en het gat ertussen is de lunch. Voeg zoveel dagelijkse regels toe als je nodig hebt. Zomerrooster of tijdelijk minder uren? Maak zoveel roosters als je wilt, en voor ploegendiensten heeft Kinmu een eigen module.
De feestdagen staan in de Werkkalender. Kinmu stelt ze voor op basis van je land, en jij bepaalt welke gelden.
En waarom al dat detail? Hier is het antwoord, op de pagina In- en uitchecken. Kies wie dan ook uit je team en je ziet zijn uren vergeleken met zijn rooster, helemaal vanzelf. Stel het rooster één keer in en vergeet het. Je team kent zijn uren, en de week klopt vanzelf in Kinmu.
Zo stel je het werkrooster van je bedrijf in met Kinmu, in een paar minuten.
Elk bedrijf regelt zijn werktijd op zijn eigen manier, en dat is prima. Het wordt lastig zodra dat rooster alleen in ieders hoofd bestaat: hoe laat begin je? hoelang duurt de pauze? welke dagen wordt er gewerkt? Als niets daarvan duidelijk is vastgelegd, wordt grip op de werktijd een gevecht.
Daarom is de eerste stap naar goede urenregistratie: de werktijden goed vastleggen. Bij Kinmu hebben we dat eenvoudig gemaakt — je stelt het rooster van je team in een paar minuten in, en vanaf dat moment klopt alles vanzelf.
Wat werktijden zijn en waarom het loont ze vast te leggen
Werktijden zijn simpelweg het rooster dat bij iedere persoon hoort: hoeveel uur die werkt, wanneer die begint en stopt, wanneer die pauzeert en op welke dagen die actief is. Het is het kader dat de dag structureert en, bij Kinmu, de referentie waarmee alle kloktijden worden gemeten.
Zie het als het patroon waarmee de werkelijkheid wordt vergeleken. Als iemand inklokt, kent het systeem diens geplande rooster en kan het vertellen of dat gehaald is, of er extra uren zijn ontstaan, of dat er tijd ontbreekt. Zonder die referentie zijn kloktijden losse gegevens; met die referentie krijgen ze betekenis en leveren ze bruikbare informatie op.
Onze ervaring leert dat goed vastgelegde werktijden veel misverstanden voorkomen. Als iedereen zijn rooster kent en dit vastligt, zijn de verwachtingen voor beide kanten duidelijk. Er wordt rustiger gewerkt, omdat iedereen weet wat er van zijn rooster wordt verwacht en waar de grenzen liggen.
En het mooiste is dat instellen totaal niet ingewikkeld is. Je hebt geen technische kennis nodig en het kost geen uren: met een paar instellingen staat het rooster van iedere persoon of elk team klaar, en de app regelt de rest. Grip krijgen op werktijd is voor iedereen haalbaar, ongeacht de grootte van je bedrijf.
Zo stel je werktijden in bij Kinmu
Werktijden instellen bij Kinmu is een begeleid en heel intuïtief proces. Als eerste stel je de weekuren in, de basis waarop al het andere voortbouwt. Je geeft aan hoeveel uur dat rooster moet dekken, en het systeem neemt dat als uitgangspunt.
Daarna stel je de begin- en eindtijd in. Je bepaalt hoe laat het rooster begint en eindigt, zodat elke kloktijd met die grenzen wordt vergeleken. Zo zie je in één oogopslag of in- en uitklokken overeenkomen met wat gepland was, zonder iets handmatig na te hoeven kijken.
Elk van deze onderdelen stel je onafhankelijk in, zodat je het rooster aanpast aan de concrete situatie van je bedrijf. Jij bepaalt hoeveel detail je nodig hebt, en wij zorgen dat de berekeningen altijd kloppen met wat je hebt ingesteld.
Flexibele werktijd en werk- en rustdagen
Niet elk rooster hoeft strak te zijn, en daar houden we bij Kinmu terdege rekening mee. Daarom kun je flexibiliteit toevoegen aan de configuratie: in plaats van een exacte begintijd vast te leggen, stel je een marge in waarbinnen iedereen zijn dag kan beginnen en beëindigen.
Die flexibiliteit past goed bij hoe er vandaag de dag gewerkt wordt. Sommigen werken beter als ze vroeg beginnen, anderen beginnen liever wat later: met een redelijke marge halen beiden hun rooster, zonder druk om een paar minuten meer of minder. Het team waardeert het, en jij houdt op elk moment de controle.
Daarnaast bepaal je welke dagen werkdagen zijn en welke rustdagen. Je legt de wekelijkse verdeling vast die bij elk rooster hoort, zodat het systeem weet op welke dagen activiteit wordt verwacht en op welke niet. Zo houden de berekeningen, naast de feestdagen, rekening met de echte kalender van iedere persoon.
Maak meerdere roostertypes voor je bedrijf
Een van de grote voordelen van Kinmu is dat je meerdere roostertypes kunt maken binnen hetzelfde bedrijf. Je hoeft geen genoegen te nemen met één rooster voor iedereen: je legt zoveel roosters vast als nodig en wijst iedere persoon het rooster toe dat bij hen past.
Daar hebben we aan gedacht omdat we weten dat de praktijk gevarieerd is. In hetzelfde team kunnen voltijd- en deeltijdroosters naast elkaar bestaan, ochtend- en middagdiensten, teams met flexibiliteit en teams met een vast rooster. Met meerdere roostertypes krijgt elke situatie precies de plek die past, zonder iemand in één vaste vorm te dwingen.
Veelgestelde vragen
Wat zijn werktijden in Kinmu?
Dat is het rooster dat bij iedere persoon hoort: hoeveel uur die werkt, wanneer die begint en stopt, wanneer die pauzeert en op welke dagen die actief is. In Kinmu is dit de referentie waarmee alle kloktijden van het team worden vergeleken.
Hoe stel je werktijden in bij Kinmu?
Het is een begeleid en intuïtief proces. Je stelt de weekuren in, de begin- en eindtijd, de pauzes, de flexibiliteit en de werkdagen. De app regelt de rest.
Kan ik de weekuren van het rooster instellen?
Ja. De weekuren zijn de basis van het rooster. Je geeft aan hoeveel uur dat rooster moet dekken, en het systeem gebruikt dat als referentie om latere kloktijden mee te vergelijken.
Kan ik begin- en eindtijd instellen?
Ja. Je bepaalt hoe laat het rooster begint en eindigt, en elke kloktijd wordt met die grenzen vergeleken. Zo zie je in één oogopslag of in- en uitklokken overeenkomen met wat gepland was.
Hoe stel je pauzes in?
Je legt de pauzes vast die bij elk rooster horen, zodat de effectieve werktijd correct wordt berekend. De urenberekening trekt de pauzemomenten af en toont wat er echt gewerkt is.
Wat is flexibele werktijd bij Kinmu?
In plaats van een exacte begintijd vast te leggen, stel je een marge in waarbinnen iedereen zijn dag kan beginnen en beëindigen. Zo houdt iedereen zich aan het rooster zonder druk om een paar minuten meer of minder.
Kan ik werkdagen en rustdagen markeren?
Ja. Je bepaalt welke dagen werkdagen zijn en welke rustdagen, zodat het systeem weet op welke dagen activiteit wordt verwacht. De berekeningen houden rekening met de echte kalender van iedere persoon.
Kan ik meerdere roostertypes maken?
Ja. Je kunt zoveel roostertypes maken als je nodig hebt binnen hetzelfde bedrijf en aan iedere persoon het rooster toewijzen dat bij hen past: voltijd, deeltijd, ochtend, middag, met of zonder flexibiliteit.
Waarom is het belangrijk om werktijden goed te definiëren?
Daardoor zijn de verwachtingen duidelijk en krijgen kloktijden betekenis. Als iedereen zijn rooster kent en dit vastligt, ontstaan er minder misverstanden en voelt de urenregistratie eerlijk.
Hangen werktijden samen met kloktijden?
Zeker. Het rooster is het patroon waarmee de werkelijkheid wordt vergeleken. Als iemand inklokt, kent Kinmu diens geplande rooster en kan het je vertellen of dat gehaald is, of er overuren zijn, of dat er tijd ontbreekt.
