Arbetstid: ställ in ditt teams schema i Kinmu
Lär dig ställa in arbetstid i Kinmu: veckotimmar, start, slut, raster, flexibilitet och arbets- och lediga dagar.
Nyckelfördelar
- Ange veckotimmar, start- och sluttid samt raster
- Ställ in den flextid som varje person behöver
- Markera arbetsdagar och lediga dagar
- Skapa flera schematyper för olika profiler
- Ditt schema är referensen som varje stämpling mäts mot
Hur ställer jag in mitt teams arbetstid i Kinmu?
Steg för steg
Läs transkriptionen
Står ditt teams schema nedskrivet någonstans, eller lever det bara i ditt huvud? På två minuter är det klart. Allt sker i Kinmu, under Företag. Öppna fliken Arbetsschema.
Det här är ditt standardschema. Alla som bjuds in till företaget får det direkt, och det kan upprepas automatiskt varje år. Veckotimmarna är grunden, som trettiosju och en halv i exemplet. De är måttstocken som allt jämförs med. Markera arbetsdagarna. Här måndag till fredag, och helgen är ledig. Ange starttid och sluttid, och lägg till flexibilitet. Med femton minuters marginal behöver ingen stressa över att checka in fem över nio. Delad arbetsdag? Två block per dag, och luckan emellan är lunchen. Lägg till så många dagliga regler du behöver. Sommartider eller kortare schema under en period? Skapa så många scheman du vill, och för skiftarbete har Kinmu en egen modul.
Helgdagarna finns i Arbetskalendern. Kinmu föreslår dem efter ditt land, och du bestämmer vilka som gäller.
Och varför all den här detaljen? Här är svaret, på sidan Incheckning och utcheckning. Välj vem som helst i teamet så ser du timmarna jämförda med schemat, helt av sig själva. Ställ in schemat en gång och glöm det. Ditt team känner sina tider, och veckan går ihop av sig själv i Kinmu.
Så ställer du in företagets arbetsschema i Kinmu, på ett par minuter.
Varje företag organiserar sin arbetstid på sitt eget sätt, och det är helt rätt. Svårigheten uppstår när det schemat bara finns i huvudet på var och en: när börjar man? hur lång är rasten? vilka dagar jobbar man? Om inget av detta är tydligt definierat blir det uppförsbacke att hålla koll på arbetstiden.
Därför är det första steget mot bra tidrapportering att definiera arbetstiden ordentligt. I Kinmu har vi gjort det enkelt: du ställer in ditt teams schema på några minuter, och därefter faller allt på plats.
Vad arbetstid är och varför det lönar sig att definiera den
Arbetstid är helt enkelt det schema som hör till varje person: hur många timmar de arbetar, när de börjar och slutar, när de har rast och vilka dagar de är aktiva. Det är ramen som strukturerar vardagen och, i Kinmu, referensen som alla stämplingar mäts mot.
Se det som mönstret som verkligheten jämförs mot. När någon stämplar in vet systemet vilket schema som gäller och kan tala om ifall det har följts, om det uppstått övertid eller om tid saknas. Utan den referensen är stämplingar bara lösa data; med den får de full mening och ger dig användbar information.
Vår erfarenhet säger oss att ett väldefinierat schema förebygger många missförstånd. När alla känner till sitt schema och det finns dokumenterat blir förväntningarna tydliga för båda parter. Man arbetar lugnare, eftersom var och en vet vad som förväntas av deras arbetstid och var gränserna går.
Och det bästa är att det inte alls är komplicerat att ställa in. Du behöver varken teknisk kunskap eller lägga timmar på det: med några få inställningar är schemat för varje person eller team klart, och appen sköter resten. Att börja hålla koll på arbetstiden är inom räckhåll för alla, oavsett hur stort ditt företag är.
Så ställer du in din arbetstid i Kinmu
Att ställa in en arbetstid i Kinmu är en guidad och mycket intuitiv process. Det första du anger är veckoarbetstimmarna, grunden som allt annat byggs på. Du anger hur många timmar schemat ska omfatta, och systemet tar det som utgångspunkt.
Sedan anger du start- och sluttid. Du bestämmer när arbetsdagen börjar och slutar, så att varje stämpling jämförs mot de gränserna. Så ser du direkt om in- och utstämplingar stämmer med det planerade, utan att behöva kontrollera något för hand.
Vart och ett av dessa element ställs in oberoende av varandra, så att du kan anpassa schemat till just ditt företags situation. Du bestämmer hur mycket detalj du behöver, och vi ser till att beräkningarna alltid stämmer med det du har angett.
Flextid samt arbets- och lediga dagar
Alla arbetstider behöver inte vara strikta, och det tänker vi verkligen på i Kinmu. Därför kan du lägga till flextid i konfigurationen: istället för att sätta en exakt starttid anger du ett tidsspann inom vilket var och en kan börja och sluta sin dag.
Den flexibiliteten passar dagens sätt att arbeta väldigt väl. En del presterar bättre om de börjar tidigt, andra föredrar att komma in lite senare: med en rimlig marginal uppfyller båda sitt schema utan press för några minuter hit eller dit. Teamet uppskattar det, och du behåller kontrollen hela tiden.
Dessutom anger du vilka dagar som är arbetsdagar och vilka som är lediga. Du markerar den veckovisa fördelningen som hör till varje schema, så att systemet vet vilka dagar aktivitet förväntas och vilka inte. Tillsammans med helgdagarna tar beräkningarna då hänsyn till varje persons verkliga kalender.
Skapa flera schematyper för ditt företag
En av Kinmus stora fördelar är att du kan skapa flera arbetstidsscheman inom samma företag. Du behöver inte nöja dig med ett enda schema för alla: du definierar så många scheman du behöver och tilldelar varje person det som passar dem.
Vi har tänkt på det här eftersom vi vet att verkligheten är varierad. På samma arbetsplats kan det finnas heltids- och deltidsscheman, förmiddags- och eftermiddagspass, team med flextid och team med fast schema. Med flera schematyper avspeglas varje situation precis som den är, utan att tvinga in någon i en enda mall.
Vanliga frågor
Vad är arbetstid i Kinmu?
Det är schemat som hör till varje person: hur många timmar de arbetar, när de börjar och slutar, när de har rast och vilka dagar de är aktiva. I Kinmu är det referensen som teamets alla stämplingar mäts mot.
Hur ställer man in arbetstid i Kinmu?
Det är en guidad och intuitiv process. Du anger veckotimmar, start- och sluttid, raster, flextid och arbetsdagar. Appen sköter resten.
Kan jag ange veckotimmarna för ett schema?
Ja. Veckotimmarna är grunden för arbetstiden. Du anger hur många timmar schemat ska omfatta, och systemet använder det som referens för att senare jämföra stämplingar mot.
Kan jag ställa in start- och sluttid?
Ja. Du bestämmer när arbetsdagen börjar och slutar, och varje stämpling jämförs mot de gränserna. Så ser du direkt om in- och utstämplingar stämmer med det planerade.
Hur ställer man in raster?
Du anger de raster som hör till varje schema så att den faktiska arbetstiden räknas ut korrekt. Timberäkningen drar av rasterna och visar vad som faktiskt har arbetats.
Vad är flextid i arbetstiden?
Istället för att sätta en exakt starttid anger du ett tidsspann inom vilket var och en kan börja och sluta sin dag. Så uppfyller alla sitt schema utan press för några minuter hit eller dit.
Kan jag markera arbetsdagar och lediga dagar?
Ja. Du bestämmer vilka dagar som är arbetsdagar och vilka som är lediga, så att systemet vet vilka dagar aktivitet förväntas. Beräkningarna tar hänsyn till varje persons verkliga kalender.
Kan jag skapa flera schematyper?
Ja. Du kan skapa så många arbetstidsscheman du behöver inom samma företag och ge varje person det som passar dem: heltid, deltid, förmiddag, eftermiddag, med eller utan flextid.
Varför är det viktigt att definiera arbetstiden ordentligt?
Det gör att förväntningarna blir tydliga och att stämplingarna får mening. När alla känner till sitt schema och det finns dokumenterat minskar missförstånden och tidrapporteringen upplevs som rättvis.
Hänger arbetstiden ihop med stämplingarna?
Ja, mycket. Schemat är mönstret som verkligheten jämförs mot. När någon stämplar in vet Kinmu vilket schema som gäller och kan tala om ifall det har följts, om det finns övertid eller om tid saknas.
