Tidbank: hantera och kompensera teamets övertid

Hur många gånger har du avslutat månaden utan att veta exakt hur mycket övertid teamet har arbetat? Övertid dyker upp utan förvarning och leder, när den inte följs ordentligt, till manuella beräkningar och en eller annan obekväm diskussion.

Tidbanken är Kinmu-funktionen som skapar ordning i allt detta. Med den hanterar du tydligt och transparent vad som händer med timmarna som överstiger varje persons ordinarie arbetstid.

Vad tidbanken är och vad den används till

Tidbanken är enkelt uttryckt ett saldo. Varje gång någon arbetar utöver sitt planerade schema registreras de extra timmarna på ett och samma ställe. Du kan därför när som helst se hur mycket övertid varje person i teamet har samlat, utan att jaga uppgifter eller förlita dig på någons minne.

Det vi har sett i många företag är att svårigheten inte ligger i övertiden i sig, utan i avsaknaden av ett system som samlar den. När all registrering finns i huvuden, anteckningsböcker eller korridorsamtal är det lätt att något försvinner. Och när något försvinner uppstår ofta en känsla av orättvisa, både hos den som leder och den som arbetar.

Därför har vi utformat tidbanken som en plats för tillit. Uppgifterna är synliga för de berörda, uppdateras vid varje stämpling och beror inte på tolkningar. Du bestämmer hur timmarna ska hanteras, och vi ser till att saldot alltid stämmer.

Det intressanta är att alla företag inte vill göra samma sak med timmarna. Vissa föredrar att betala ut dem, andra att kompensera dem med ledighet och några att fördela arbetstiden på ett annat sätt under året. Det förstår vi på Kinmu, så tidbanken anpassas till den modell som passar dig bäst.

Övertid som betalas ut i slutet av månaden

Det första sättet att använda tidbanken är det mest direkta: övertiden samlas under månaden och saldot nollställs när perioden stängs. Det passar när timmarna betalas ut, eftersom du har det exakta värdet när du behöver det.

Varje extra timme läggs till automatiskt under hela månaden. Du behöver inte anteckna något eller räkna i farten: systemet registrerar åt dig. När det är dags att granska öppnar du informationen och ser direkt hur mycket var och en har samlat, helt baserat på teamets verkliga stämplingar.

I slutet av perioden nollställs saldot och en ny månad börjar från noll. Varje månad stängs då med ett eget värde utan att tidigare månaders mängder följer med eller blandas ihop. Uppgiften är ren och ordnad och redo att användas på det sätt som gäller i ditt företag.

Tänk vad bekvämt det är att komma till månadsslutet med all information förberedd i stället för att återskapa den i sista minuten. Det är precis den tryggheten vi vill ge: hanteringen av övertid ska sluta vara en väntande uppgift och i stället lösas utan ansträngning. Och eftersom alla företag har sin egen rytm kan du kontrollera saldot när du vill, inte bara i slutet av månaden.

Omvandla övertid till lediga dagar

Det andra alternativet passar särskilt bra när du vill kompensera extraarbete med vila. Här betalas övertiden inte ut utan samlas i tidbanken så att varje person senare kan växla in den mot lediga dagar eller timmar.

Det fungerar som ett sparkonto för tid. Den som arbetar extra sparar timmarna och ansöker om att ta ut dem när det passar. För teamet är det ett tydligt incitament eftersom den extra insatsen blir egen tid, något som många värdesätter högt. Och när saldot är synligt vet var och en alltid hur mycket tid som finns.

Från din sida är allt registrerat och synligt. Du vet hur många timmar varje person har sparat och hanterar ansökningarna på samma ställe som teamets övriga förfrågningar. Det gör att du slipper parallella beräkningar och olika versioner av sanningen.

När en person ser att de extra timmarna uppmärksammas och omvandlas till verklig ledighet förändras inställningen till arbetet. Du sätter dessutom reglerna: du bestämmer hur timmarna samlas och hur de tas ut, så att tidbanken passar företagets sätt att arbeta och inte tvärtom. Du sätter ramarna och teamet rör sig fritt inom dem.

Fördela arbetstiden flexibelt under året

Det tredje alternativet är ojämn fördelning av arbetstiden. I stället för att alltid arbeta lika många timmar varje dag fördelas timmarna ojämnt över en period, som kan vara en månad, ett kvartal eller ett helt år.

Det är mycket användbart när verksamheten varierar med säsongerna. Vissa perioder är intensiva och andra lugnare: med det här alternativet balanseras längre arbetsdagar under arbetstopparna av kortare dagar när tempot sjunker. I slutet av perioden går timmarna ihop.

Tidbanken möjliggör den balansen. Den registrerar dagliga avvikelser från det planerade schemat och håller dem under kontroll, så att du alltid ser hur fördelningen ligger till. Referensen är hela tiden tydlig, utan parallella kalkylblad eller manuell granskning.

På Kinmu tycker vi inte att hantering av övertid behöver vara komplicerad. Därför har vi utformat tidbanken så att du väljer den modell som passar dig bäst — utbetalning, kompensation med ledighet eller fördelning av arbetstiden — och kommer igång på några minuter.