Ein Urlaubsantrag kommt als Nachricht, ein anderer steht in einer Tabelle, und jemand fragt nach den verbleibenden Tagen. Sind die Informationen verstreut, musst du erst die Gespräche zusammensuchen, bevor du entscheiden kannst.
Digitale Urlaubsverwaltung führt den Ablauf zusammen: Unternehmensregeln, Antrag, Entscheidung und der später einsehbare Status. In Kinmu hat jeder Schritt seinen Platz und eigene Berechtigungen.
Einstellungen und Kontingente prüfen
Unter Mein Unternehmen kannst du im Bereich Urlaub die jährlichen Tage, die Berechnung nach Arbeits- oder Kalendertagen und den Mindestvorlauf festlegen. Dürfen Resttage ins Folgejahr übernommen werden, stellst du auch Nutzungsfrist und Höchstzahl ein.
Prüfe die Werte vor der Bearbeitung von Anträgen, statt passende Anfangswerte vorauszusetzen. Diese Unternehmenseinstellungen sehen nur globale Administratoren und Unternehmensmanager. Einzelne Urlaubskontingente werden separat unter Benutzer im jeweiligen Profil angepasst.
Die Anleitungen erklären Urlaubsregeln und die Anpassung eines einzelnen Kontingents.
Mitarbeitende stellen den Antrag in Mein Kalender
- Öffne Mein Kalender und wähle Neue Anfrage.
- Wähle Urlaub als Abwesenheitsart.
- Markiere einen Tag oder einen Zeitraum.
- Ergänze bei Bedarf eine kurze Anmerkung.
- Prüfe die Angaben und wähle Anfrage erstellen.
Der Antrag erscheint mit seinem Status im Kalender. Das Absenden bedeutet noch keine Genehmigung.
Bei einer Überschneidung oder einem zu geringen Kontingent prüfst du den Antrag oder fragst die zuständige Person. Die Anleitung für Abwesenheitsanträge erklärt die Schritte. Den Status eines Antrags kannst du anschließend nachsehen.
Verantwortliche entscheiden in Meine Aufgaben
Unter Meine Aufgaben zeigt der Reiter Anfragen die offenen Anträge. Du siehst Person, Art und Daten. Öffne die Details, um den verfügbaren Kontext zu prüfen.
Berücksichtige Zeitraum, Kontingent und die Planung des Teams, für das du zuständig bist. Wähle Genehmigen oder Ablehnen. Bei einer Ablehnung gibst du einen Grund an, damit die Person die Antwort versteht und ihren Antrag gegebenenfalls anpassen kann.
Die Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Person. Urlaub benötigt eine Genehmigung; bearbeiten kannst du nur Anträge innerhalb deiner Berechtigungen. Sind die Schaltflächen deaktiviert, prüfe diesen Zugriff. Die Anleitung zur Bearbeitung beschreibt die Aktionen.
Verfügbarkeit ansehen und Status unterscheiden
Ist die Erweiterung Team-Kalender aktiv und hast du Zugriff, filterst du nach Standorten, Teams und Daten, um erfasste Abwesenheiten zu sehen. Die Details unterscheiden offene Anträge von genehmigten Abwesenheiten.
Ein offener Antrag ist noch keine genehmigte Abwesenheit. Entscheide darüber unter Meine Aufgaben im Reiter Anfragen. Auch ein Tag ohne Abwesenheit beweist nicht, dass die Person für jede Arbeit verfügbar ist: Der Kalender zeigt vorhandene Einträge im Rahmen deiner Leserechte.
Die Sichtbarkeit für Mitarbeitende hängt von Unternehmen, Standort und Team ab. Mehr dazu unter Team-Verfügbarkeit prüfen.
Einen gemeinsamen Ablauf erklären
Kläre, wer Regeln einstellt, wer Anträge bearbeitet und wo jede Person den Status prüft. Vermittle dann einen gemeinsamen Weg: Antrag in Mein Kalender, Entscheidung in Meine Aufgaben, Ergebnis im Kalender. So können Anträge und Entscheidungen in einem System bleiben, statt aus Nachrichten und Tabellen zusammengesucht zu werden.
