Temps de travail : configurez l'horaire de votre équipe dans Kinmu

Chaque entreprise organise son temps de travail à sa manière, et c’est très bien ainsi. La difficulté apparaît lorsque cet horaire n’existe que dans la tête de chacun : à quelle heure commence-t-on ? combien de temps dure la pause ? quels jours travaille-t-on ? Si rien de tout cela n’est clairement défini, le suivi du temps devient difficile.

C’est pourquoi la première étape d’un bon suivi du temps consiste à bien définir le temps de travail. Chez Kinmu, nous avons simplifié ce processus : vous configurez l’horaire de votre équipe en quelques minutes et, à partir de là, tout s’articule.

Qu’est-ce que le temps de travail et pourquoi faut-il le définir ?

Le temps de travail est, tout simplement, l’horaire qui correspond à chaque personne : combien d’heures elle travaille, quand elle arrive et repart, quand elle fait ses pauses et quels jours elle est active. C’est le cadre qui structure le quotidien et, dans Kinmu, la référence à laquelle tous les pointages sont comparés.

Considérez-le comme le modèle auquel la réalité est comparée. Lorsqu’une personne pointe, le système connaît son horaire prévu et peut vous indiquer s’il a été respecté, si des heures ont été effectuées en plus ou s’il manque du temps. Sans cette référence, les pointages ne sont que des données isolées ; avec elle, ils prennent tout leur sens et vous fournissent des informations utiles.

Notre expérience nous montre qu’un temps de travail bien défini évite beaucoup de malentendus. Lorsque tout le monde connaît son horaire et que celui-ci est enregistré, les attentes sont claires des deux côtés. Le travail se déroule plus sereinement, car chacun sait ce qui est attendu de son horaire et où se trouvent les limites.

Et surtout, le configurer n’a rien de compliqué. Vous n’avez besoin d’aucune connaissance technique ni d’y consacrer des heures : quelques réglages suffisent pour préparer l’horaire de chaque personne ou de chaque équipe, et l’application s’occupe du reste. Commencer à suivre le temps de travail est à la portée de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Comment configurer le temps de travail dans Kinmu ?

Configurer le temps de travail dans Kinmu est un processus guidé et très intuitif. Vous commencez par définir les heures de travail hebdomadaires, qui servent de base à tout le reste. Vous indiquez le nombre d’heures que cet horaire doit couvrir et le système utilise cette donnée comme point de référence.

Vous définissez ensuite les horaires d’arrivée et de départ. Vous décidez à quelle heure l’horaire commence et se termine, de sorte que chaque pointage soit comparé à ces limites. Vous voyez ainsi d’un coup d’œil si les arrivées et les départs correspondent à ce qui était prévu, sans aucune vérification manuelle.

Chacun de ces éléments se règle indépendamment, ce qui vous permet d’adapter l’horaire à la situation précise de votre entreprise. Vous choisissez le niveau de détail dont vous avez besoin, et nous veillons à ce que les calculs correspondent toujours à ce que vous avez défini.

Souplesse horaire, jours travaillés et jours de repos

Tous les horaires ne sont pas rigides, et chez Kinmu nous en tenons pleinement compte. Vous pouvez donc ajouter de la souplesse à la configuration : au lieu de fixer une heure d’arrivée exacte, vous définissez une plage pendant laquelle chaque personne peut commencer et terminer sa journée.

Cette souplesse correspond très bien aux façons de travailler actuelles. Certaines personnes sont plus efficaces en commençant tôt, d’autres préfèrent arriver un peu plus tard : avec une marge raisonnable, les deux respectent leur horaire sans pression pour quelques minutes d’avance ou de retard. L’équipe l’apprécie et vous gardez le contrôle à tout moment.

Vous indiquez par ailleurs les jours travaillés et les jours de repos. Vous définissez la répartition hebdomadaire propre à chaque horaire, afin que le système sache quels jours une activité est attendue et lesquels sont chômés. Avec les jours fériés, les calculs tiennent ainsi compte du calendrier réel de chaque personne.

Créez plusieurs types d’horaires pour votre entreprise

L’un des grands avantages de Kinmu est la possibilité de créer plusieurs types d’horaires au sein de la même entreprise. Vous n’avez pas à vous contenter d’un horaire unique pour tout le monde : vous en définissez autant que nécessaire et attribuez à chaque personne celui qui lui correspond.

Nous avons pensé à cette possibilité parce que nous savons que la réalité est variée. Un même effectif peut regrouper des personnes à temps complet et à temps partiel, des équipes du matin et de l’après-midi, des équipes aux horaires souples et d’autres aux horaires fixes. Avec plusieurs types d’horaires, chaque situation est représentée telle qu’elle est, sans forcer qui que ce soit à entrer dans un modèle unique.