En semesteransökan kommer som meddelande, en annan ligger i ett kalkylblad och någon frågar hur många dagar som finns kvar. När informationen är utspridd måste du återskapa samtalen innan du kan fatta beslut.
Digital semesterhantering samlar flödet: företagets regler, medarbetarens ansökan, den ansvarigas beslut och statusen som går att kontrollera efteråt. Varje steg har sin plats och sina behörigheter i Kinmu.
Börja med inställningar och saldon
Under Mitt företag, i Semester, ställer du in årliga dagar, beräkning med arbetsdagar eller kalenderdagar och minsta framförhållning. Om återstående dagar får användas nästa år anger du även sista datum och högsta antal dagar utanför året.
Granska värdena innan du hanterar ansökningar i stället för att anta att grundinställningarna passar. Bara globala administratörer och chefer på företagsnivå ser dessa inställningar. Ett individuellt saldo justeras separat under Användare, genom att redigera personen.
Läs guiderna för semesterregler och justering av ett individuellt saldo.
Medarbetaren ansöker i Min kalender
- Öppna Min kalender och välj Ny förfrågan.
- Välj semester under Frånvarotyp.
- Markera en dag eller en period.
- Lägg till en kort kommentar om det behövs.
- Kontrollera uppgifterna och välj Skapa begäran.
Ansökan visas med sin status i kalendern. Att skicka den innebär inte att den är godkänd.
Vid överlappande datum eller otillräckligt saldo granskar du ansökan eller kontaktar din ansvariga. Guiden för frånvaroansökningar visar stegen. Därefter kan du kontrollera ansökans status.
Den ansvariga beslutar i Mina uppgifter
Fliken Förfrågningar under Mina uppgifter samlar väntande ansökningar. Du ser person, typ och datum. Öppna detaljerna för att granska det tillgängliga underlaget.
Kontrollera datum, saldo och hur frånvaron passar teamet du ansvarar för. Välj Godkänn eller Avvisa. Vid avslag anger du ett skäl så att personen förstår svaret och kan ändra ansökan om det behövs.
Beslutet ligger kvar hos den ansvariga. Semester kräver godkännande och du kan bara behandla ansökningar inom dina behörigheter. Är knapparna inaktiva, kontrollera åtkomsten. Läs hur du behandlar ansökningar.
Se tillgänglighet och skilj på statusar
Med aktiv Teamkalender och rätt behörigheter kan du filtrera arbetsplatser, team och datum för att se registrerad frånvaro. Detaljerna skiljer väntande ansökningar från godkänd frånvaro.
En väntande ansökan är ännu inte godkänd frånvaro. Besluta om den under Mina uppgifter, i Förfrågningar. En dag utan frånvaro bevisar inte heller att personen är tillgänglig för allt arbete: kalendern visar befintliga poster inom dina läsrättigheter.
Medarbetarnas insyn beror på företaget, arbetsplatsen och teamet. Se hur du kontrollerar teamets tillgänglighet.
Ge teamet ett gemensamt arbetssätt
Klargör vem som ställer in regler, vem som beslutar och var var och en ser sin status. Förklara samma väg för alla: ansök i Min kalender, besluta i Mina uppgifter och se resultatet i kalendern. Då kan ansökningar och beslut stanna i samma system i stället för i separata meddelanden och kalkylblad.
