Terms and Conditions

Version 1.1 · in effect since August 4, 2026

1. Quiénes somos y qué regula este documento

Estos Términos y Condiciones (los «Términos») regulan la contratación y el uso del servicio Kinmu, una plataforma en la nube de registro de jornada, gestión de ausencias y vacaciones, turnos y organización de equipos, prestado por:

KINMU DIGITAL S.L. («Kinmu»), CIF B24996803, con domicilio en Calle Teide 4, 28703 San Sebastián de los Reyes (Madrid, España), inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, folio electrónico, hoja M-873285, inscripción 1ª. Contacto: soporte@kinmu.app · privacidad@kinmu.app.

Estos Términos se celebran entre Kinmu y la empresa u organización identificada en el registro de la cuenta (el «Cliente»). Kinmu es un servicio entre empresas (B2B): no se dirige a consumidores. Los empleados del Cliente que usan la plataforma no son parte de este contrato; su uso se rige por las Condiciones de Uso de la plataforma y la información de privacidad que les corresponde.

El Anexo de Encargo de Tratamiento de Datos («DPA») forma parte integrante de estos Términos. En materia de protección de datos, prevalece el DPA.

2. Alta de la cuenta y declaración de quien la crea

2.1. Al crear la cuenta, la persona que la registra declara: (a) actuar en nombre del Cliente y estar autorizada para representarlo y obligarlo; (b) que los datos facilitados son veraces; y (c) aceptar estos Términos y el DPA en nombre del Cliente.

2.2. Kinmu conserva registro de la aceptación (identidad del aceptante, rol, empresa, versión y huella criptográfica del documento aceptado, fecha, hora, dirección IP y canal). El Cliente puede obtener copia de la versión exacta aceptada, identificada por su versión y huella criptográfica.

2.3. El Cliente garantiza que las personas a las que dé acceso como usuarios tienen la edad laboral legal en su jurisdicción (en España, 16 años o más).

3. El servicio

3.1. Kinmu proporciona las funcionalidades descritas en kinmu.app y en el panel del producto, incluidas las funcionalidades opcionales («addons») que el Cliente decida activar. Algunas funcionalidades opcionales tienen requisitos reforzados de activación (por ejemplo, la verificación de ubicación en el fichaje) descritos en el DPA; su activación es siempre una decisión del Cliente.

3.2. Kinmu presta el servicio con diligencia profesional y esfuerzos comercialmente razonables de disponibilidad, y realiza copias de seguridad periódicas de la base de datos. El servicio puede suspenderse temporalmente por mantenimiento planificado (avisado con antelación razonable) o por causas de fuerza mayor.

3.3. Kinmu puede mejorar o modificar funcionalidades siempre que no reduzca de forma sustancial las prestaciones esenciales contratadas.

3.4. Lo que la plataforma no hace por diseño: no ofrece fichaje biométrico, ni seguimiento continuo de la ubicación de los trabajadores, ni inferencia de emociones, ni puntuación o perfilado del comportamiento de los empleados. El Cliente se abstendrá de solicitar funcionalidades cuyo uso carezca de base jurídica en su jurisdicción.

4. Una herramienta que ayuda a cumplir — y lo que sigue siendo del Cliente

4.1. Kinmu es una herramienta que ayuda al Cliente a cumplir sus obligaciones de registro de jornada y gestión laboral. La obligación legal de registro de jornada, y las demás obligaciones laborales y de protección de datos frente a su plantilla, corresponden al Cliente como empleador y responsable del tratamiento (en España, art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).

4.2. En particular, corresponde al Cliente: (a) informar a sus trabajadores del tratamiento de sus datos (arts. 13 y 14 RGPD; Kinmu facilita plantillas orientativas); (b) si activa la verificación de ubicación, cumplir el art. 90 de la LO 3/2018 (información expresa a trabajadores y a su representación legal) antes de activarla; (c) configurar retenciones y funcionalidades conforme a su normativa; y (d) usar los datos de la plataforma solo para fines lícitos de gestión laboral.

4.3. Nada en la plataforma ni en su documentación constituye asesoramiento jurídico.

5. Precio, facturación e impuestos

5.1. El precio es por usuario activo y mes, según la tarifa vigente para el país del Cliente publicada en kinmu.app y mostrada en el proceso de contratación. Los impuestos indirectos aplicables se muestran conforme al mercado (en España, IVA incluido en el precio publicado).

5.2. La facturación es mensual, por adelantado, mediante el proveedor de pagos indicado en el proceso de compra. El Cliente mantendrá un método de pago válido.

5.3. El periodo de prueba gratuita (15 días, sin tarjeta) no genera obligación de pago; al finalizar, el uso del servicio requiere contratación.

5.4. Kinmu puede modificar los precios con un preaviso mínimo de 30 días, con efectos desde el siguiente ciclo de facturación. Si el Cliente no está de acuerdo, puede cancelar antes de que surtan efecto.

6. Impago y suspensión del servicio

6.1. Si un pago no se completa, Kinmu lo notificará al Cliente y reintentará el cobro durante un periodo de gracia de al menos 7 días, con recordatorios.

6.2. Si el impago persiste al término del periodo de gracia, Kinmu podrá suspender el acceso al servicio en su conjunto, incluido el registro de fichajes de los usuarios del Cliente, hasta la regularización del pago. Durante la suspensión permanecen accesibles: la gestión de facturación y de la cuenta, el ejercicio de derechos en materia de protección de datos y la exportación de datos prevista en la cláusula 12.

6.3. Advertencia expresa: la suspensión no exime al Cliente de sus obligaciones legales como empleador, incluida la de registrar la jornada de sus trabajadores por otros medios mientras dure la suspensión. Kinmu conserva los datos del Cliente durante la suspensión conforme al DPA.

6.4. Si la suspensión por impago se prolonga más de 60 días, Kinmu podrá resolver el contrato, abriéndose entonces el periodo de exportación de la cláusula 12.

6.5. La reactivación se produce automáticamente al regularizar el pago.

7. Cuentas, credenciales y seguridad del Cliente

El Cliente es responsable de la asignación de roles y permisos dentro de su cuenta, de la custodia de credenciales de sus usuarios y de comunicar sin dilación a Kinmu cualquier uso no autorizado del que tenga conocimiento. Kinmu nunca solicita contraseñas por correo; el acceso se realiza mediante códigos de un solo uso.

8. Usos prohibidos

Queda prohibido: (a) usar la plataforma con fines distintos de la gestión laboral lícita de la propia plantilla del Cliente; (b) intentar acceder a datos de otras empresas; (c) revender o sublicenciar el servicio sin acuerdo escrito; (d) realizar ingeniería inversa salvo en lo permitido por ley; (e) introducir contenido ilícito o malicioso; (f) usar la plataforma para monitorización encubierta de trabajadores o cualquier tratamiento sin base jurídica; y (g) sobrecargar o eludir las medidas de seguridad del servicio.

9. Propiedad intelectual y datos del Cliente

9.1. La plataforma, su software, marcas y contenidos son de Kinmu o de sus licenciantes. El Cliente recibe una licencia de uso no exclusiva, intransferible y limitada a la vigencia del contrato.

9.2. Los datos que el Cliente y sus usuarios introducen son del Cliente. Kinmu solo los trata conforme al DPA y no los utiliza para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

10. Asistente de inteligencia artificial

10.1. La plataforma incluye un asistente de IA opcional para los usuarios del Cliente. La interfaz informa de forma permanente de que se interactúa con un sistema de inteligencia artificial. El uso del chat por cada empleado requiere su consentimiento específico, revocable en cualquier momento; no usarlo no limita el resto de funciones.

10.2. El asistente proporciona información y ejecuta acciones a petición del usuario con confirmación; no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre los trabajadores ni elabora perfiles de su comportamiento.

11. Garantías y responsabilidad

11.1. El servicio se presta «tal cual» dentro de los estándares de diligencia de la cláusula 3. Kinmu no garantiza que el servicio sea ininterrumpido o libre de errores, ni resultados jurídicos derivados de su uso.

11.2. La responsabilidad total acumulada de Kinmu frente al Cliente por cualquier causa se limita al importe efectivamente pagado por el Cliente en los 12 meses anteriores al hecho que la origine. Quedan excluidos los daños indirectos y el lucro cesante.

11.3. Estas limitaciones no se aplican en caso de dolo o culpa grave, ni a las responsabilidades que legalmente no puedan limitarse, incluida la responsabilidad en materia de protección de datos conforme al art. 82 RGPD en los términos del DPA.

11.4. Indemnidad. El Cliente mantendrá indemne a Kinmu frente a reclamaciones de terceros (incluidos sus propios trabajadores y las autoridades) derivadas del incumplimiento por el Cliente de sus obligaciones legales o de estos Términos, en particular: la falta de información a su plantilla o a su representación legal exigida por la normativa aplicable (incluido el art. 90 de la LO 3/2018 si activa la verificación de ubicación), la configuración o el uso de la plataforma contrarios a la ley, o la introducción de datos sin base jurídica. Esta indemnidad cubre los daños, sanciones y gastos razonables de defensa efectivamente soportados por Kinmu, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda a Kinmu por sus propios incumplimientos conforme al DPA.

12. Duración, cancelación y devolución de los datos

12.1. El contrato es de duración mensual y se renueva automáticamente por periodos iguales. El Cliente puede cancelar en cualquier momento desde su panel, con efectos al final del ciclo en curso; salvo obligación legal, no se reembolsan periodos ya iniciados.

12.2. Tras la terminación, el Cliente dispone de un periodo de exportación de 90 días para obtener sus datos en formato estructurado y de uso común (CSV/JSON), incluido el registro de jornada íntegro. Kinmu facilita la exportación a través de la plataforma o, a solicitud del Cliente, por un canal seguro, y envía recordatorios automáticos durante la ventana.

12.3. El Cliente es responsable de conservar el registro de jornada durante el plazo legal aplicable tras la terminación (en España, 4 años). Kinmu podrá ofrecer un servicio opcional de archivo legal de solo lectura durante ese plazo, conforme a las condiciones que se publiquen en su momento.

12.4. Finalizada la ventana (o el archivo legal contratado), Kinmu suprime los datos conforme al DPA y emite certificación de supresión a solicitud.

13. Modificaciones de estos Términos

Kinmu puede modificar estos Términos y el DPA. Las nuevas versiones se notifican al administrador y su aceptación se solicita en el siguiente acceso autenticado de un administrador autorizado; el uso del servicio tras la publicación de una nueva versión requiere aceptar la versión vigente. La aceptación por un administrador autorizado vincula al Cliente. Si el Cliente no desea aceptar la nueva versión, puede resolver el contrato comunicándolo a Kinmu antes de aceptarla, con derecho a la exportación de la cláusula 12; entre la publicación y esa decisión, el acceso de los empleados al registro de jornada no se interrumpe. Todas las versiones quedan archivadas e identificadas con su fecha y huella criptográfica.

14. Comunicaciones

Las comunicaciones relevantes se dirigirán al correo del administrador de la cuenta y/o mediante avisos en el panel. El Cliente mantendrá actualizada esa dirección.

15. Generales

15.1. El Cliente no puede ceder el contrato sin consentimiento de Kinmu; Kinmu puede cederlo dentro de su grupo o en caso de sucesión empresarial, manteniendo las garantías del DPA.

15.2. Si alguna cláusula fuera declarada nula, el resto conserva su validez.

15.3. Estos Términos, junto con el DPA y las condiciones particulares del proceso de compra, constituyen el acuerdo completo. La versión en español prevalece sobre sus traducciones.

15.4. Ley y jurisdicción: ley española; para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales de la ciudad de Madrid, sin perjuicio de las normas imperativas aplicables.