Hay una cifra que se está repitiendo en juntas de dirección y en grupos de recursos humanos por todo el país, y conviene mirarla de frente: hasta poco más de 586.000 pesos. Ese es el techo de la multa por no llevar el registro de jornada que prevé la Ley Federal del Trabajo a partir del 1 de enero de 2027. Para una pyme mexicana, una cantidad así no es un contratiempo, es un golpe serio.
El origen de la sanción está en la reforma publicada el 1 de mayo de 2026. Ese decreto agregó la fracción XXXIV al artículo 132, que obliga a registrar de forma electrónica la jornada de cada persona trabajadora, y sumó la fracción IV Bis al artículo 994, que establece una multa de 250 a 5.000 veces la UMA para quien incumpla esa obligación.
Si hoy llevas la asistencia en una libreta, en una hoja de cálculo o en la memoria de quien abre el negocio, la pregunta es legítima: ¿qué tan expuesta está mi empresa y qué tengo que hacer para dejar de estarlo? También es justo preguntarse si esto de verdad se va a aplicar, porque en México hemos visto obligaciones que llegan con calendario y se quedan en el papel.
Vamos a responder las dos cosas con datos, sin dramatismos. Te explicamos cómo se calcula la multa, qué otros costos aparecen cuando no hay registros, cómo se desarrolla una inspección y, sobre todo, qué necesita tu empresa para que ese día sea un trámite de cinco minutos en lugar de una tarde de sustos.
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Cuánto es la multa por no llevar el registro de jornada
El cálculo tiene dos variables. La primera es el número de veces la UMA que determine la autoridad, dentro del rango de 250 a 5.000 que fija la fracción IV Bis del artículo 994. La segunda es el valor diario de la UMA vigente en el momento en que se comete la infracción, que se actualiza cada año en febrero.
Con el valor de la UMA vigente en 2026, ese rango se traduce en cifras que van desde cerca de 29.000 pesos en el extremo bajo hasta poco más de 586.000 pesos en el alto. Conviene tomarlo como referencia y no como cifra definitiva, porque el importe real se calculará con el valor que esté vigente cuando ocurra la falta, y esos valores suben cada año.
Hay un matiz que multiplica la cuenta y que muchos pasan por alto. En materia laboral, las sanciones se determinan considerando a cada persona trabajadora afectada, y la autoridad valora además la gravedad de la conducta y la capacidad económica del negocio. En una empresa donde nadie registra su jornada, el problema no es un caso aislado, es toda la plantilla.
También conviene tener presente que la sanción se impone por una falta que resulta muy fácil de constatar. A diferencia de otros incumplimientos, aquí no hay margen de interpretación: o existe un registro electrónico de la jornada que puedas entregar, o no existe. Esa simplicidad es la que hace del tema una prioridad clara para los próximos meses.
La multa no es el costo más alto del incumplimiento
Aquí viene la parte que suele sorprender. Para la mayoría de las pymes, el riesgo económico más grande no está en la sanción administrativa, sino en los tribunales. En materia de jornada, la carga de la prueba recae en la empresa: eres tú quien debe acreditar los horarios que cumplió cada persona.
Cuando no existen registros confiables, la autoridad puede tener por ciertos los horarios que afirma quien demanda. Traducido a pesos, la factura depende del salario del puesto y de cuántas personas reclamen lo mismo: en puestos con salarios por hora más altos, un reclamo de dos horas extra diarias durante un año, pagadas con el recargo que corresponda, puede acercarse o superar el importe de la multa más alta, y en varios puestos a la vez la suma crece rápido. Y con la jornada ordinaria bajando de forma escalonada hasta las 40 horas en 2030, cada hora sin documentar tiene más probabilidades de contarse como tiempo extraordinario.
Existe un tercer costo que rara vez se cuantifica: el desgaste. Reconstruir meses de horarios a partir de libretas, correos y recuerdos consume días completos de tu gente, justo cuando esa energía hace falta en la operación. Las empresas que llevan registro se ahorran ese capítulo por completo.
Y hay un cuarto costo del que casi nadie habla: el efecto en el equipo. Cuando las horas no se registran, las diferencias sobre lo trabajado se resuelven de memoria y siempre queda alguien con la sensación de haber salido perdiendo. Un registro claro elimina esa fricción y suele mejorar el ambiente más de lo que uno espera.
Cómo llega una inspección y qué te va a pedir
Las inspecciones laborales no son un misterio y la autoridad ha anticipado que la supervisión se intensifica durante el periodo de transición. El personal inspector acude al centro de trabajo, se identifica y solicita documentación concreta. En lo que toca a jornada, pedirá los registros de entrada y salida de un periodo determinado, con el detalle por persona.
Lo que se evalúa en ese momento son dos cosas muy sencillas: si la información existe y si resulta creíble. Un registro que se entrega completo, ordenado, con fechas y horas coherentes y sin huecos inexplicables cierra el tema rápido. Un documento que parece escrito de un tirón la semana anterior abre preguntas que después cuesta trabajo responder.
Por eso la clave está en el tiempo de respuesta. Cuando los datos viven en un sistema, entregar tres meses de horarios toma unos minutos. Cuando viven repartidos entre carpetas, celulares y hojas de cálculo, la misma petición se convierte en un proyecto, y las prisas suelen producir documentos con errores que empeoran la situación.
Piensa también en quién atiende esa visita. En una pyme suele ser la misma persona que lleva administración, nómina y compras, y pedirle que reconstruya tres meses de horarios en unas horas es una carga difícil de sostener. Con el registro al día, su trabajo ese día se limita a descargar un archivo.
Qué necesita tu registro para que la inspección sea un trámite
La buena noticia es que evitar todo esto está al alcance de cualquier pyme y no requiere una inversión grande. Necesitas un registro que capture la marca en el momento real, que identifique a la persona que la hace, que conserve la información con respaldo y trazabilidad de cualquier corrección, y que permita exportar el periodo exacto que te pidan.
Eso es justamente lo que hace un sistema de fichaje digital para empresas, como Kinmu, una herramienta con la que tu equipo registra su entrada y su salida desde el celular, desde un kiosco digital colocado en el acceso o incluso sin cobertura cuando el trabajo se hace en campo. Cada marca se guarda con su hora y su contexto, y las correcciones se solicitan y se aprueban dentro del propio sistema, así que siempre queda claro quién ajustó qué y cuándo.
Sabemos que la preocupación real detrás de todo esto no es solo la ley, es el fraude en el fichaje. Por eso trabajamos para que el registro ofrezca garantías a las dos partes: la empresa sabe que la marca se hizo en el momento y en el lugar que corresponde, y la persona trabajadora tiene evidencia de las horas que dedicó. El registro deja de ser un control y se vuelve un acuerdo con respaldo.
Y como el equipo ficha desde donde esté, la obligación se cumple igual con personal en oficina, en varias sucursales, en obra o en casa. La ley no distingue por modalidad, así que tu sistema tampoco debería hacerlo.
Reportes listos para inspección, sin trabajo extra
El día de la visita es donde se nota la diferencia. Con Kinmu generas el reporte del periodo solicitado con un clic y lo entregas listo, con el detalle por persona, por equipo o por fecha. No hay que cruzar pestañas ni pedirle a nadie que recuerde a qué hora llegó el equipo en marzo.
El resto del mes la herramienta también trabaja a tu favor. El calendario de equipo muestra quién está en cada turno, las solicitudes de vacaciones y permisos llegan a un solo lugar donde quedan registradas, y los resúmenes automáticos te avisan de las horas extra antes de que aparezcan en la nómina. Los módulos se activan según lo que tu empresa necesita, así que la app se adapta a tu forma de trabajar.
Y porque conocemos el presupuesto de una pyme, Kinmu tiene precios pensados para negocios de cinco a cien personas, sin las funciones corporativas que encarecen otras soluciones. La implantación se hace desde la web en poco tiempo y la suscripción es mensual, así que la pruebas con tu operación real y cancelas cuando quieras.
Si nunca has usado una herramienta así, el arranque es más simple de lo que imaginas. Se configura desde la web, el equipo aprende a registrar su jornada en su primer día y a partir de ahí el sistema acumula información sin que nadie tenga que capturarla. En unas semanas tendrás un histórico propio y la certeza de que cualquier requerimiento se atiende en minutos.
Conclusiones
Las multas por no llevar el registro de jornada empiezan a aplicarse el 1 de enero de 2027 y van de 250 a 5.000 veces la UMA, lo que hoy equivale aproximadamente a un rango de 29.000 a 586.000 pesos, calculado sobre cada persona trabajadora afectada. A eso se suman los juicios laborales, donde la falta de registros deja a la empresa sin forma de acreditar los horarios que realmente se cumplieron.
Casi nadie pone en marcha un registro de jornada solo por miedo a una multa, pero conviene saber lo que está en juego para decidir con información completa. La cifra está ahí y la solución también.
Queda además una ventaja de calendario que conviene aprovechar. Las multas no se aplican todavía, así que estos meses permiten equivocarse, ajustar turnos, resolver los casos particulares y acostumbrar al equipo sin ninguna presión. Ese margen es un lujo que desaparece el 1 de enero, y quien lo aproveche llegará a la fecha con el proceso rodado y con datos reales en el sistema.
Visto así, el registro electrónico deja de parecer un gasto y se entiende como lo que es: la forma más barata de proteger tu negocio. En Kinmu convertimos esa protección en algo cotidiano y sencillo, con un fichaje que tu equipo adopta en su primer día y unos reportes que están listos cuando alguien los pida. Te quedan pocos meses de margen, y usarlos con calma es mucho mejor que resolverlo con prisa en enero.
Para ver en qué punto estás, usa el comprobador gratuito del registro electrónico de jornada: te da un checklist y la multa en pesos con la UMA vigente.
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