La app de fichaje digital perfecta para peluquerías

Sí, sin excepciones. Desde mayo de 2019, cualquier empresa con personas contratadas por cuenta ajena en España debe llevar un registro diario de la jornada de su plantilla, independientemente de su tamaño o actividad. Esto incluye a peluquerías, barberías o a salones de estética. La norma que lo regula es el Real Decreto-ley 8/2019.

El registro tiene que reflejar la hora exacta a la que cada trabajador empieza su jornada y la hora a la que la termina cada día. Si hay pausas (descanso para comer, café, etc.) que no computan como tiempo de trabajo efectivo, también deben quedar reflejadas. La ley no obliga a registrar lo que el trabajador hace durante su jornada, solo cuándo entra y cuándo sale.

Cuatro años. Los registros deben permanecer accesibles para los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo durante ese periodo. Esto significa que si un inspector aparece mañana en tu salón, puede pedirte los partes de jornada de hace tres años y medio, y tienes que poder facilitárselos.

Sí. La Inspección puede personarse en tu local sin previo aviso y exigirte el registro horario al momento. Y debes poder mostrarlo de forma legible, ordenada y conforme a lo que marca la ley. Si lo tienes en papel y está mal rellenado, o si lo tienes en un Excel desordenado, ya tienes un problema. Con Kinmu, todo el histórico se descarga en un clic en Excel o PDF.

Las multas por incumplimiento del registro horario están tipificadas como infracciones graves, y la cuantía varía según el caso. Para una pyme del sector belleza la sanción puede alcanzar varios miles de euros por cada trabajador afectado.

A día de hoy no, aunque la dirección hacia la que avanza la regulación es clara: el fichaje digital obligatorio está sobre la mesa desde hace tiempo y se espera una normativa específica en los próximos meses. Sea como sea, el papel y el Excel manual generan tantos problemas (errores, falta de trazabilidad, dificultades en una inspección...) y trabajo adicional para tu negocio, que lo razonable es que se migre ya hacia soluciones digitales.

Legalmente sí, siempre que cumpla los requisitos: hora de entrada, hora de salida, pausas, trazabilidad y conservación de cuatro años. En la práctica, en una peluquería o barbería el cuaderno y el Excel funcionan mal: alguien se olvida de rellenar, se pierde el documento, se cambia un dato sin dejar rastro, se deteriora... Cuando llega Inspección, esos sistemas son los que más papeletas tienen para acabar en sanción. Una herramienta digital como Kinmu evita estos problemas registrando todo automáticamente y dejando trazabilidad de cualquier modificación.

Por norma general, no se recomienda. La huella dactilar y otros datos biométricos están considerados datos especialmente sensibles por la Agencia Española de Protección de Datos, y para usarlos hace falta demostrar que no hay alternativas menos intrusivas. Por este motivo, y aunque tus empleados firmen su consentimiento, lo recomendable es que optes por métodos no biométricos, como el fichaje por QR, web o app, que son igual de precisos, más económicos y menos problemáticos jurídicamente.

No. La ley protege el derecho del trabajador a no usar su dispositivo personal para fines laborales, salvo que él voluntariamente acepte. Si quieres apoyarte en una app móvil, debes facilitar tú el dispositivo (una tablet en el mostrador, por ejemplo). O bien usar un sistema que no requiera instalar nada, como el fichaje por QR de Kinmu: el empleado simplemente escanea el código pegado en la recepción y ficha sin que su móvil personal esté implicado.

Es algo que ocurre constantemente. Por eso la normativa permite que los sistemas digitales incluyan mecanismos para corregir registros, siempre que el cambio quede registrado y sea verificable. En Kinmu, cualquier persona con permiso puede ajustar un fichaje en segundos, y el sistema guarda un historial de quién hizo la modificación y cuándo. Así nunca pierdes la trazabilidad ante una inspección.