CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION

1. INFORMATIONS SUR L'ENTREPRISE

KINMU DIGITAL S.L., société constituée selon le droit espagnol, dont le siège social est situé Calle Teide, 4, 28703 Madrid, Espagne, et titulaire du CIF B24996803 (ci-après « Kinmu », « nous », « notre »), met à disposition de l'utilisateur la plateforme Kinmu accessible via le site https://kinmu.app, ses applications mobiles (iOS et Android) et les fonctionnalités associées (ci-après, la « Plateforme »).

L'accès à la Plateforme et son utilisation sont régis par les présentes Conditions Générales (ci-après, les « Conditions »), qui constituent un accord contraignant entre l'utilisateur et Kinmu. En accédant à la Plateforme, l'utilisateur déclare avoir intégralement lu les présentes Conditions, la Politique de confidentialité et la Politique relative aux cookies, et en accepte toutes les clauses sans réserve. Si l'utilisateur n'accepte pas intégralement ces Conditions, il doit s'abstenir d'utiliser la Plateforme.

2. DEFINITIONS

Aux fins des présentes Conditions : (i) « Plateforme » désigne l'ensemble des applications, sites web, services et fonctionnalités proposés par Kinmu pour la gestion des horaires, des absences et la fourniture de services d'intelligence artificielle ; (ii) « Utilisateur » désigne toute personne physique qui accède ou utilise la Plateforme de quelque manière que ce soit ; (iii) « Société » désigne l'entité juridique qui contracte le Service pour un usage interne ; (iv) « Service » désigne l'ensemble des services de pointage, de gestion des absences, d'assistant IA et autres services fournis par Kinmu selon le plan souscrit ; (v) « Compte » désigne le profil personnel de l'Utilisateur enregistré sur la Plateforme ; (vi) « Données personnelles » désigne toute information permettant l'identification directe ou indirecte d'un Utilisateur au sens de la loi applicable sur la protection des données ; (vii) « Contrat » désigne l'accord contraignant entre Kinmu et la Société cliente pour la fourniture du Service ; (viii) « DPA » désigne l'Accord de traitement des données conformément à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 ; (ix) « Violation de sécurité » désigne l'accès non autorisé, la divulgation ou la destruction accidentelle ou intentionnelle de Données personnelles.

3. CAPACITE JURIDIQUE ET ACCEPTATION DES CONDITIONS

L'Utilisateur qui accède à la Plateforme déclare : (i) avoir au moins dix-huit ans et disposer de la pleine capacité juridique pour contracter ; (ii) ne pas faire l'objet d'une ordonnance judiciaire ou administrative l'interdisant d'utiliser des services de cette nature ; (iii) ne pas être ressortissant ou résident d'un territoire sanctionné par les Nations Unies, l'Union européenne ou les États-Unis ; (iv) agir en son propre nom ou, le cas échéant, être dûment autorisé à représenter la Société pour laquelle il accède à la Plateforme. L'Utilisateur assume l'entière responsabilité de l'exactitude et de la véracité de ces déclarations. Kinmu se réserve le droit de vérifier l'identité de l'Utilisateur, de suspendre ou d'annuler le Compte en cas de non-respect de ces exigences, et de signaler aux autorités compétentes tout comportement susceptible de constituer une infraction pénale.

L'acceptation des présentes Conditions est une condition obligatoire pour accéder à la Plateforme et l'utiliser. La poursuite de l'accès à la Plateforme après l'entrée en vigueur de toute modification des Conditions constitue une acceptation expresse de ces modifications. Un Utilisateur qui n'accepte pas les modifications peut résilier son abonnement conformément à la procédure établie à l'article 13.

4. OBJET ET CHAMP D'APPLICATION DU SERVICE

La Plateforme est une solution SaaS (Software as a Service) cloud pour la gestion du temps de travail, le pointage, l'enregistrement des absences et l'assistance via intelligence artificielle. Kinmu fournit, selon le plan d'abonnement souscrit, des fonctionnalités telles que le pointage des employés, la validation des horaires, la gestion des demandes d'absence et de congés, l'organisation d'équipes et de départements, le calendrier partagé, la génération de rapports et un assistant virtuel conversationnel basé sur la technologie de traitement du langage naturel.

Kinmu fournit la Plateforme « en l'état » sans garanties supplémentaires autres que celles expressément stipulées dans ce contrat. La Plateforme ne constitue pas un conseil juridique, du travail, fiscal ou autre. La Société cliente demeure entièrement responsable du respect de la législation du travail applicable, de la configuration des politiques horaires, du calcul des droits à l'absence en vertu des dispositions légales et des conventions collectives, et de l'adoption des décisions relatives à la relation d'emploi de ses salariés. Kinmu agit uniquement en qualité de prestataire d'outils d'enregistrement et de gestion des données, et non comme responsable de la légalité, de l'exactitude ou de l'adéquation des décisions que la Société prend sur la base des informations fournies par la Plateforme.

5. ACCES ET INSCRIPTION

Pour accéder à la Plateforme, l'Utilisateur doit : (i) fournir une adresse e-mail valide, (ii) créer un mot de passe d'au moins huit caractères combinant lettres et chiffres, (iii) fournir des informations d'identification complètes et exactes, (iv) accepter explicitement les présentes Conditions ainsi que les politiques de confidentialité et de cookies, (v) vérifier son adresse e-mail via un lien de confirmation envoyé par Kinmu. L'Utilisateur garantit la véracité, l'exactitude et la mise à jour de toutes les informations fournies lors de l'inscription et s'engage à les maintenir à jour en permanence.

L'Utilisateur déclare être le propriétaire légitime de l'adresse e-mail utilisée lors de l'inscription et accorde son consentement à Kinmu pour utiliser cet e-mail comme canal de communication officiel. L'Utilisateur est responsable du maintien de la confidentialité absolue de ses identifiants d'accès, y compris le mot de passe, les jetons d'authentification et toute autre information permettant l'accès au Compte. L'Utilisateur s'engage à ne pas partager son Compte avec des tiers en aucune circonstance, à se déconnecter des appareils publics ou partagés après utilisation, et à notifier immédiatement dpo@kinmu.app en cas de soupçon d'accès non autorisé. Kinmu ne sera pas responsable des pertes, dommages ou accès non autorisés résultant du non-respect de ces obligations par l'Utilisateur.

Kinmu se réserve le droit de vérifier l'identité de l'Utilisateur en demandant des documents officiels, de rejeter ou d'annuler les inscriptions qui ne passent pas les validations de sécurité, de fraude ou de conformité, et de suspendre les Comptes en cas de comportement suspect ou de violation des présentes Conditions. En cas de violation grave, Kinmu peut annuler le Compte sans préavis.

6. CONDITIONS D'UTILISATION

L'Utilisateur s'engage à utiliser la Plateforme uniquement aux fins établies dans ce contrat, conformément à la loi applicable, aux principes de bonne foi, et strictement dans les limites autorisées par les présentes Conditions. Toute utilisation autre que celle expressément autorisée est interdite. L'Utilisateur s'engage à respecter les droits de propriété intellectuelle et industrielle de Kinmu et des tiers, à ne pas introduire de contenu pouvant être illégal, diffamatoire, menaçant, offensant, discriminatoire ou portant atteinte aux droits de tiers, et à s'abstenir de tout comportement susceptible de causer des dommages techniques, réputationnels ou autres à la Plateforme ou à ses utilisateurs.

Sont expressément interdits : (i) les tentatives d'accès non autorisé aux comptes d'autres utilisateurs, aux bases de données ou aux systèmes informatiques de Kinmu ; (ii) l'ingénierie inverse, la décompilation, la désobfuscation ou l'analyse du code source de la Plateforme ; (iii) l'utilisation d'outils d'automatisation, de bots, de scrapers ou de scripts pour extraire, collecter ou traiter des données de la Plateforme sans autorisation ; (iv) les attaques par déni de service (DoS, DDoS) ou tentatives de saturation des serveurs ; (v) l'introduction de logiciels malveillants, de virus, de code malveillant, d'injections SQL, d'injections de scripts ou de tout élément compromettant l'intégrité ou la disponibilité de la Plateforme ; (vi) la falsification des enregistrements horaires, la saisie de données fictives ou la manipulation des informations de contrôle des présences ; (vii) les tentatives de modification, d'altération ou de destruction des données de tiers ; (viii) la violation de la confidentialité des informations du travail, salariales ou autres informations sensibles de la Société ou de ses employés ; (ix) l'utilisation de la Plateforme pour l'exploitation du travail, la discrimination, le harcèlement, les menaces ou la violation de droits fondamentaux ; (x) les requêtes massives et automatisées à l'assistant IA, le spam ou les tentatives de manipulation du fonctionnement de cet assistant ; (xi) tout comportement constitutif d'un délit selon la loi applicable.

En cas de violation de l'une de ces interdictions, Kinmu peut, selon la gravité : (i) adresser un avertissement écrit à l'Utilisateur ; (ii) suspendre l'accès à certaines fonctionnalités de la Plateforme pour une période déterminée ; (iii) suspendre l'ensemble du Compte ; (iv) résilier définitivement le Compte et empêcher tout accès futur ; (v) bloquer l'adresse IP de l'Utilisateur sur les serveurs Kinmu ; (vi) signaler aux autorités compétentes si le comportement constitue une infraction pénale. Kinmu n'est pas tenu de donner un préavis en cas de violation grave.

7. UTILISATEURS CONCURRENTS

Kinmu interdit expressément l'accès et l'utilisation de la Plateforme par des utilisateurs qui sont des concurrents directs de Kinmu. Est considéré comme concurrent direct toute personne physique ou morale qui développe, commercialise ou distribue des produits ou services substantiellement similaires à Kinmu, y compris, sans s'y limiter, les logiciels de suivi du temps, la gestion des absences, la gestion globale du travail ou des services d'IA appliqués à la gestion des ressources humaines.

Avant de créer un Compte, tout Utilisateur qui a des doutes sur sa situation concurrentielle doit demander une autorisation écrite à legal@kinmu.app. Si Kinmu détermine ultérieurement que l'Utilisateur est un concurrent non autorisé, Kinmu procédera à l'annulation immédiate du Compte, sans remboursement, sans préavis, et se réserve le droit d'engager des actions en dommages et intérêts pour usage non autorisé d'informations commerciales confidentielles. L'Utilisateur qui enfreint cette clause assume la responsabilité de la violation des secrets d'affaires conformément au droit pénal applicable.

8. DROITS DE PROPRIETE INTELLECTUELLE

Tous les droits de propriété intellectuelle et industrielle sur la Plateforme, y compris sans limitation le code source, le code objet, les algorithmes, la logique métier, l'interface utilisateur, la base de données et sa structure, la marque « Kinmu », les logos, les noms de domaine, la documentation technique, les tutoriels, les invites IA, les modèles et configurations IA, les mécanismes de sécurité, et toute amélioration, mise à jour ou œuvre dérivée, appartiennent exclusivement à KINMU DIGITAL S.L. ou à ses concédants de licence.

Kinmu accorde à l'Utilisateur une licence limitée, personnelle, non exclusive, révocable et non transférable pour accéder à la Plateforme et l'utiliser uniquement conformément aux présentes Conditions. L'Utilisateur n'acquiert aucune propriété, domaine ou titre sur quelque élément que ce soit de la Plateforme. Il est expressément interdit : (i) de copier, reproduire, modifier, traduire, publier, transmettre, distribuer, commercialiser ou revendre la Plateforme ou une partie de celle-ci ; (ii) de créer des œuvres dérivées basées sur la Plateforme ; (iii) d'extraire massivement des données ou d'utiliser des techniques de web scraping ; (iv) de supprimer, modifier ou contourner les mentions de propriété intellectuelle, les filigranes ou les identifiants de droits ; (v) de procéder à l'ingénierie inverse, à la décompilation, à la désobfuscation ou de tenter d'accéder au code source ; (vi) de sous-licencier, louer, vendre ou transférer des droits d'accès à des tiers ; (vii) d'utiliser la marque « Kinmu » ou ses dérivés sans autorisation écrite préalable.

L'Utilisateur reconnaît que toute violation de ces droits cause un préjudice immédiat et urgent à Kinmu et que la compensation monétaire est insuffisante comme remède. Par conséquent, Kinmu a le droit de demander une injonction, des ordres de cessation immédiate et des actions judiciaires déclaratoires et condamnatoires, sans préjudice du droit à réclamer des dommages et intérêts.

9. TARIFICATION ET FACTURATION

La Société cliente contracte le Service conformément au plan d'abonnement spécifié dans la Proposition Commerciale ou le Contrat signé, avec le prix, le nombre d'utilisateurs (dénommés « seats »), le cycle de facturation (mensuel, trimestriel, annuel) et les fonctionnalités additionnelles déterminés dans ce document. Les prix sont exprimés dans la devise spécifiée dans la Proposition Commerciale et n'incluent pas les taxes applicables, qui seront entièrement à la charge de la Société cliente.

La facturation est effectuée selon le cycle d'abonnement souscrit. Pour la facturation mensuelle, le paiement est dû le dernier jour du mois et se renouvelle automatiquement sauf résiliation explicite au moins trente (30) jours à l'avance. Pour la facturation annuelle, il s'agit d'un prépaiement unique qui se renouvelle automatiquement sauf résiliation au moins trente (30) jours à l'avance. La Société cliente est responsable de maintenir un moyen de paiement valide à tout moment.

Kinmu se réserve le droit de modifier les prix, les plans ou les caractéristiques de la Plateforme. Les modifications substantielles de prix ou de conditions contractuelles essentielles seront communiquées par e-mail avec au moins quarante-cinq (45) jours de préavis pour les abonnements mensuels, ou soixante (60) jours pour les abonnements annuels. Les nouvelles conditions prendront effet à la prochaine date de renouvellement du cycle d'abonnement, et les conditions originales restent en vigueur jusque-là. La Société cliente qui n'accepte pas les modifications peut résilier l'abonnement pendant le délai de préavis sans pénalité, perdant l'accès à compter de la date d'entrée en vigueur des nouvelles conditions.

10. NON-PAIEMENT ET SUSPENSION

Si une facture n'est pas payée dans les trente (30) jours suivant son émission, Kinmu peut : (i) appliquer des intérêts de retard équivalents au taux d'intérêt légal en Espagne majoré de sept points de pourcentage, ou au taux de référence de la Banque centrale européenne majoré de dix points de pourcentage, le plus élevé des deux étant appliqué ; (ii) suspendre totalement ou partiellement l'accès à la Plateforme et à ses fonctionnalités, en bloquant les comptes de la Société cliente ; (iii) radier la Société cliente du Service ; (iv) confier le recouvrement de la créance à une agence de recouvrement ou engager une procédure judiciaire de recouvrement, sans préjudice des autres droits légaux de Kinmu.

Pendant la suspension pour non-paiement, la Société cliente conserve la possibilité d'exporter ses Données personnelles conformément à la loi sur la protection des données, mais ne peut pas accéder aux fonctionnalités de la Plateforme ni effectuer de nouvelles opérations. Les données seront conservées conformément à la Politique de confidentialité. Dès règlement de la dette, Kinmu rétablira l'accès normal dans un délai maximum de vingt-quatre (24) heures. La Société cliente reconnaît que le non-paiement cause à Kinmu des dommages d'estimation difficile, et que la compensation monétaire est insuffisante comme remède, et donc Kinmu a droit à une injonction.

11. ASSISTANT D'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Le Chat IA de Kinmu est une fonctionnalité optionnelle basée sur la technologie de traitement du langage naturel fournie par un tiers spécialisé, destinée à fournir des réponses indicatives sur les horaires, les absences, les données d'équipe et les questions administratives du travail. L'Utilisateur reconnaît expressément que : (i) les réponses du Chat IA sont indicatives et ne constituent pas une garantie d'exactitude ou d'exhaustivité ; (ii) le Chat IA ne prend pas de décisions concernant la relation d'emploi de l'Utilisateur, et toutes les décisions sur l'approbation des absences, les changements d'horaires, la discipline du travail ou la résiliation restent de la responsabilité exclusive des représentants de la Société cliente ; (iii) le Chat IA ne peut pas accéder à des informations confidentielles au-delà des données autorisées de l'Utilisateur ; (iv) le Chat IA ne remplace pas les conseils juridiques, du travail ou professionnels.

L'utilisation du Chat IA requiert un consentement explicite et distinct de l'Utilisateur et n'est pas une conséquence automatique de l'acceptation des présentes Conditions. L'Utilisateur peut révoquer son consentement à tout moment sans pénalité en désactivant la fonctionnalité dans son profil. Les conversations du Chat IA sont privées entre l'Utilisateur et l'assistant et ne sont pas accessibles aux managers, aux administrateurs de la société ou aux tiers sans le consentement exprès de l'Utilisateur. Les données de conversation sont conservées conformément à la Politique de confidentialité et sont automatiquement supprimées après la période spécifiée ou sur demande de l'Utilisateur.

Kinmu n'est pas responsable des erreurs, inexactitudes, omissions ou réponses inappropriées du Chat IA, ni des décisions du travail adoptées en se fondant sur les informations fournies par l'assistant. L'Utilisateur utilise le Chat IA à ses propres risques et est responsable de la vérification des informations critiques auprès des sources officielles de la Société cliente avant d'y donner suite.

12. RESPONSABILITES ET LIMITATION DE RESPONSABILITE

Kinmu s'engage à : (i) mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques raisonnables pour protéger les Données personnelles conformément aux normes du secteur ; (ii) maintenir une disponibilité et une fonctionnalité raisonnables de la Plateforme dans les limites de son contrôle ; (iii) respecter les obligations de notification en cas de Violation de sécurité conformément à la loi applicable ; (iv) traiter les Données personnelles conformément à la Politique de confidentialité et à la loi sur la protection des données ; (v) ne pas divulguer les Données personnelles à des tiers commerciaux sans autorisation.

Kinmu ne sera pas responsable pour : (i) les décisions du travail, disciplinaires, salariales ou relatives à la relation d'emploi que la Société cliente prend sur la base des informations de la Plateforme ; (ii) le respect du droit du travail, des conventions collectives, du statut des travailleurs ou des réglementations de sécurité sociale par la Société cliente ; (iii) l'exactitude, l'exhaustivité ou la légalité des données saisies par les Utilisateurs ou les administrateurs dans la Plateforme ; (iv) les erreurs ou inexactitudes des utilisateurs dans la configuration des horaires, les calculs d'absences ou la saisie de données ; (v) l'interprétation ou l'application des données de la Plateforme pour des décisions affectant les droits des employés ; (vi) l'accès non autorisé résultant de la négligence de l'Utilisateur dans la protection de ses identifiants ; (vii) le non-respect des obligations contractuelles ou légales de la Société cliente envers ses employés ; (viii) les défaillances, interruptions ou indisponibilité de la Plateforme causées par des cas de force majeure, des actes de tiers, des pannes d'infrastructure de fournisseurs, des cyberattaques à grande échelle, des pandémies, des catastrophes naturelles, des actes de guerre ou de terrorisme, ou des changements législatifs rendant la fourniture du Service impossible.

En aucun cas Kinmu ne sera responsable envers l'Utilisateur ou la Société cliente pour des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou exemplaires, y compris la perte de profit, la perte d'opportunité commerciale, la perte de données, les dommages réputationnels, le préjudice moral ou tout autre dommage non directement causé par la violation par Kinmu de ses obligations essentielles. La responsabilité totale et maximale de Kinmu envers l'Utilisateur ou la Société cliente, pour toutes causes confondues, ne dépassera en aucun cas le montant le plus élevé entre : (i) le montant correspondant aux douze mois d'abonnement le plus récemment payé par la Société cliente, ou (ii) dix mille euros (10 000 €).

Ces limitations de responsabilité s'appliquent même si Kinmu a été informé de la possibilité de tels dommages. Les exclusions ci-dessus ne s'appliquent pas à : (i) la violation grave des obligations de protection des données causant un dommage direct prouvé ; (ii) la fraude, la faute intentionnelle ou la violation délibérée ; (iii) le décès ou les blessures corporelles ; (iv) le vol ou la perte de données résultant directement d'un accès direct aux systèmes de Kinmu. Cette clause est de conformité obligatoire avec les dispositions du droit européen de la consommation et ne constitue pas une renonciation à des droits légaux inaliénables.

13. DUREE ET RESILIATION

L'abonnement de la Société cliente à la Plateforme reste en vigueur pour la période spécifiée dans le Contrat ou la Proposition Commerciale (mensuel, trimestriel ou annuel) et se renouvelle automatiquement dans des conditions identiques, sauf communication préalable d'un changement de prix ou de conditions conformément à l'article 9.

La Société cliente peut résilier son abonnement à tout moment en contactant support@kinmu.app avec l'objet « Demande de résiliation » ; la résiliation prend effet à la fin du cycle de facturation en cours. La Société cliente ayant payé un abonnement annuel n’a droit à aucun remboursement de la période non utilisée ; les abonnements prépayés ne sont remboursables en aucune circonstance sauf erreur de facturation, double prélèvement ou décision discrétionnaire de Kinmu.

Kinmu peut suspendre ou résilier le Compte de la Société cliente en cas de : (i) non-paiement persistant de plus de trente (30) jours après mise en demeure formelle ; (ii) violation grave et persistante des présentes Conditions ; (iii) comportement constitutif d'une infraction pénale ou d'une fraude ; (iv) tentatives d'attaque, d'exploitation ou de violation de la sécurité de la Plateforme ; (v) utilisation de la Plateforme par un concurrent non autorisé ; (vi) violation des droits de propriété intellectuelle ; (vii) comportement violant le droit du travail, discriminant les employés ou causant un préjudice réputationnel à Kinmu ; (viii) défaut de coopération avec les enquêtes de sécurité.

Après résiliation du Compte, la Société cliente perd immédiatement l’accès à la Plateforme. Les Données Personnelles sont conservées conformément à la Politique de confidentialité pendant les délais légaux obligatoires de conservation (généralement quatre à six ans pour les données de travail). La Société cliente a le droit d’exporter les Données Personnelles pendant trente (30) jours après la résiliation conformément aux droits du RGPD. Après ce délai, Kinmu supprimera les données conformément à la législation applicable.

14. MODIFICATION DES CONDITIONS

Kinmu se réserve le droit de modifier les présentes Conditions à tout moment afin de les adapter aux changements législatifs, à l’implémentation de nouvelles fonctionnalités, à l’amélioration de la clarté, à la correction d’erreurs ou aux changements de politique commerciale. Les modifications éditoriales mineures ou corrections seront publiées directement sans préavis. Les modifications substantielles qui introduisent de nouvelles obligations, restreignent les droits de l’Utilisateur ou modifient les politiques de confidentialité seront communiquées par e-mail avec au moins trente (30) jours de préavis.

Les Conditions modifiées entreront en vigueur à la date spécifiée dans la notification. L'Utilisateur qui continue d'utiliser la Plateforme après la date d'entrée en vigueur des modifications est réputé les accepter intégralement. Un Utilisateur qui n'accepte pas les modifications peut résilier son abonnement avant l'entrée en vigueur des modifications sans pénalité.

15. LOI APPLICABLE ET JURIDICTION

Les présentes Conditions sont régies exclusivement par la législation espagnole, y compris le Code civil espagnol, le Code de commerce, la Loi 34/2002 sur les services de la société de l'information et le commerce électronique (LSSI-CE), le Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données (RGPD), la Loi organique 3/2018 sur la protection des données personnelles (LOPDGDD), et toute autre disposition applicable. Les présentes Conditions seront interprétées conformément au droit espagnol, à l'exclusion de toute règle de conflit de lois.

Tout litige, action en justice, réclamation ou controverse découlant des présentes Conditions ou s'y rapportant, leur interprétation, leur exécution ou leur violation sera soumis à la juridiction des tribunaux compétents de Madrid, Espagne. Les parties acceptent expressément de se soumettre à cette juridiction, renonçant à toute objection de compétence ou de forum non conveniens. En cas de procédure judiciaire, la partie perdante supportera les frais de justice et les honoraires d'avocat de la partie gagnante.

16. CONTACT

Pour toute question relative aux présentes Conditions, à la conformité contractuelle ou aux réclamations découlant du Service, l'Utilisateur ou la Société cliente peut contacter : legal@kinmu.app. Pour la protection des données et l'exercice des droits au titre du RGPD, contacter : dpo@kinmu.app. Pour signaler des vulnérabilités de sécurité, contacter : security@kinmu.app. Kinmu répondra aux demandes dans un délai de quinze (15) jours ouvrables.

Kinmu Digital S.L.
Calle Teide, 4
28703 Madrid, Spain
CIF: B24996803
https://kinmu.app